TÀI LIỆU ĐÀO TẠO QLCN & THU NGÂN
- A. MỤC ĐÍCH:
Thực hiện tốt công việc quản lý công nợ, quản lý hóa đơn, quản lý thu ngân để tỉ lệ công nợ tỉnh đạt tỉ lệ cao, đáp ứng được yêu cầu.
B. CÔNG VIỆC:
I. QUẢN LÝ HÓA ĐƠN
1) Tầm quan trọng của hóa đơn:
Hóa đơn chính là tiền chưa được thu hồi, nhân viên QLCN hay thu ngân không được để mất hóa đơn, nếu mất phải đền bù bằng giá trị của hóa đơn. Không được ghi bất cứ thông tin gì lên trên hóa đơn kể cả trường hợp sửa tên khách hàng hoặc địa chỉ thanh toán. Khi khách hàng có yêu cầu thay đổi thông tin trên hóa đơn cần báo lại với người quản lý Dịch vụ khách hàng của CN để được hướng dẫn và xác nhận
2) Lên file theo dõi tuyến đường
Đề thuận tiện cho việc phân chia hóa đơn cho thu ngân, QLCN phải lập danh sách các tuyến đường tại CN mình, giao cho thu ngân theo khu vực để thuận tiện trong việc đi thu cước như: thu trên 1 tuyến đường, ấp, khu phố..
Phân chia tuyến đường càng chi tiết càng dễ quản lý & giao hóa đơn cho thu ngân.
3) Hướng dẫn sắp xếp hóa đơn cho thu ngân:
Đầu tháng lấy DS hóa đơn cho từng NVTC
Chia bill, lọc theo “Đợt” và Tuyến đường cho người phụ trách mỗi khu vực trên file Execl
Thu ngân có thể phân chia hóa đơn theo tuyến đường rồi chia nhỏ thành các mục sau:
– Phân chia theo số nhà chẵn, số nhà lẻ, và theo thứ tự tăng dần
– Phân chia theo các ấp, khu phố.. số lượng hóa đơn lớn (tối thiểu là 5 hóa đơn trở lên), những hóa đơn lẻ ở sát gần khu vực có thể đính kèm để tiện theo dõi.
– Doanh nghiệp, cơ quan, các hộ kinh doanh nhỏ và những đối tượng thu trong giờ hành chính.
– Hộ gia đình, cá nhân và các đối tượng thu ngoài giờ hành chính.
– Các cửa hàng kinh doanh Internet công cộng.
– Nên dùng ghim cài đính kèm ghi chú tuyến đường kẹp riêng từng khu vực để tiện theo dõi.
4) Quản lý hóa đơn:
Hóa đơn 30 ngày:
+ Sau khi nhận được hóa đơn 30 ngày HO chuyển về, QLCN & thu ngân phải bố trí làm hóa đơn ngay. QLCN phải có sổ làm hóa đơn hàng tháng, Ghi rõ số thùng, số hóa đơn từ A -> B, ghi rõ tên thu ngân nhận thùng hóa đơn nào, số.. nếu phân cho thu ngân bóc tách hd(để dễ kiểm soát). Sau khi bóc tách hóa đơn, phân loại & chia hóa đơn theo thứ tự từ nhỏ đến lớn. Hóa đơn sẽ lần lượt là CK, UNT, thanh toán tại NCC, chia mới, hóa đơn thu tại nhà…Đóng quyển với những loại hóa đơn UNT, CK, tt tại NCC và hóa đơn chia mới (theo thứ tự tăng dần)
+ Hóa đơn liên đen phải được bảo quản cẩn thận, đóng thùng, ghi rõ số HD theo dây/ tháng/ CN, gửi vào kho hoặc những nơi được bảo quản tốt.
+ Hóa đơn hủy, bị gạch xóa phải thống kê và đối chiếu ngay khi có file do IT in hóa đơn gửi, nếu có phát sinh phải báo ngay cho CusHo giải quyết.
+ Giao hóa đơn cho thu ngân phải có sổ ký nhận, phân chia rõ theo tháng. Hóa đơn giao theo dây, hóa đơn lẻ phải ghi thông tin rõ ràng từ số hóa đơn. Với những trường hợp chưa add tên thu ngân hoặc cắt chuyển từ thu ngân này sang thu ngân khác, tuyến đường này sang tuyến đường khác cho thu ngân phải làm file theo dõi, in bản cứng để thu ngân ký nhận theo file đó.
+ Làm file Add tên thu cước : File add có 4 sheet:
- Chuyển công nợ quá hạn: những hóa đơn của công nợ 90 ngày đang add tên thu ngân sẽ trả văn phòng và hất ra khỏi tên thu ngân
- Chuyển tên thu ngân: cắt chuyển hóa đơn, hoặc do thu ngân nghỉ việc
- Chia mới : hóa đơn chưa có tên thu ngân do bán mới hoặc chuyển địa chỉ, khôi phục DV..
- Cập nhật hình thức thanh toán tại quầy, CK..theo yêu cầu KH
Hóa đơn 60 ngày:
+ Thu ngân không thu được hoặc có phát sinh trong quá trình thu cước gửi lại VP phải có ký nhận.
+ QLCN phải phân loại các hóa đơn và xếp theo tháng, theo thứ tự tăng dần để quản lý.
Hóa đơn 90 ngày:
+ QLCN sẽ lên file DS hóa đơn 90 ngày của từng thu ngân và yêu cầu thu ngân trả về trong 1-3 ngày đầu tháng, có ký nhận rõ ràng. QLCN có nhiệm vụ kiểm tra, sắp xếp vào file hóa đơn tồn của tháng, bao gồm cả những hóa đơn VP hoặc thanh toán hình thức khác, đóng quyển và làm file add tên vào tên 1 acc VP để dễ dàng trong việc tra cứu và quản lý hóa đơn.
Hóa đơn đã thanh toán:
+ Để kiểm soát thanh toán 2 lần của KH, QLCN lập DS những hóa đơn 30 ngày đã thanh toán của thu ngân (do VP thu hộ hoặc KH thanh toán hình thức khác) yêu cầu thu ngân trả về cùng hóa đơn 90 ngày. Cách lấy DS hóa đơn thu hộ như sau: Bao cao/Luong thu ngan (xem toàn bộ)/ Thu hoi gium.
II. QUẢN LÝ & HỖ TRỢ THU NGÂN:
- 1. CÁC ĐIỂM CẦN LƯU Ý VỚI THU NGÂN & QLCN:
- Với thu ngân:
– Thu ngân ở khu vực nào chỉ mang hóa đơn phải thu ở khu vực đấy.
– Tập trung toàn bộ các hóa đơn cần xin dấu và in chi tiết để chỉ phải lên công ty một lần
– Các hóa đơn chuyển khoản nên để riêng để chuyển cho đại diện công ty đồng thời thực hiện click chuyển trên hệ thống trước ngày 10 hàng tháng.
– Các hóa đơn chuyển cho người khác mà không thu tiền nên yêu cầu người nhận hóa đơn ký nhận, ngày tháng, nội dung nhận…
– Tất cả hóa đơn, chứng từ, tiền khi bàn giao lại cho người khác bắt buộc phải có ký nhận đầy đủ.
– Thu ngân phải chủ động chuẩn bị sổ ghi chép khi đi thu cước, sổ ký nhận khi bàn giao hóa đơn…cho người khác, các thông tin liên quan đến quá trình thu cước, hỗ trợ KH thu ngân báo về VP phải có đầy đủ thông tin: sốHD/tên KH/địa chỉ/ số điện thoại (số của người cần thông báo, liên lạc).
- Với Quản lý CN:
– Lập 2 file theo dõi:
ü File nhắn thu ngân: các trường hợp VP cần nhắn thông tin hoặc yêu cầu thu ngân xử lý, thực hiện công việc. Ghi rõ thời gian nhắn, thời hạn cần xử lý xong, đặc biệt với những sự việc quan trọng/ số HD/ …
ü File hỗ trợ thu ngân: là những thông tin thu ngân đi thu tại nhà KH gặp những vấn đề phát sinh cần xử lý gấp hoặc cần cập nhật, sửa đổi, khiếu nại gì thì ghi lại để QLCN giải quyết. Cần ghi rõ: ngày,tháng/số HD/ nội dung/sdt liên hệ của KH. Thường xuyên có những buổi tham gia đi với thu cước để đánh giá tình hình của khu vực mình đang quản lý.
– Đối với hóa đơn cước 2 tháng, cần phải tích cực hỗ trợ và có thao tác thúc đẩy thu ngân, giúp nhân viên Thu ngân nhìn nhận về tầm quan trọng của các bill này để có tinh thần hỗ trợ nhiều hơn
– Tăng cường hỗ trợ nhân viên để thúc đẩy được tỷ lệ của toàn chi nhánh. Phân bổ chỉ tiêu nhằm đạt được mức thu hồi mong muốn
|
BK1 (ngày 6) |
CN30 |
CN60 |
CN90 |
BK2 ( ngày 9) |
CN30 |
CN60 |
CN90 |
|
|
|
45.00% |
98.00% |
98.50% |
|
60.00% |
98.10% |
98.53% |
|
|
|
40.00% |
97.70% |
98.30% |
|
55.00% |
97.85% |
98.35% |
|
|
|
35.00% |
97.50% |
98,20% |
|
50.00% |
97.65% |
98.25% |
|
|
|
<35.00% |
<97.50% |
<98.20% |
|
<50.00% |
<97.65% |
<98.25% |
|
|
BK3 (ngày 12) |
CN30 |
CN60 |
CN90 |
BK4 (ngày 15) |
CN30 |
CN60 |
CN90 |
|
|
|
70.00% |
98.20% |
98.57% |
|
80.00% |
98.30% |
98.60% |
|
|
|
65.00% |
98.05% |
98.40% |
|
75.00% |
98.15% |
98.45% |
|
|
|
60.00% |
97.80% |
98.30% |
|
70.00% |
97,95% |
98.35% |
|
|
|
<60.00% |
<97.80% |
<98.30% |
|
<70.00% |
<97.95% |
<98.35% |
|
|
BK5 (ngày 19) |
CN30 |
CN60 |
CN90 |
BK6 (ngày 25) |
CN30 |
CN60 |
CN90 |
|
|
|
90.00% |
98.40% |
98.63% |
|
95.00% |
98.45% |
98.67% |
|
|
|
85.00% |
98.20% |
98.45% |
|
90.00% |
98.30% |
98.50% |
|
|
|
80.00% |
98.05% |
98.35% |
|
85.00% |
98.13% |
98.45% |
|
|
|
<80.00% |
<98.05% |
<98.35% |
|
<85.00% |
<98.13% |
<98.45% |
|
|
BK7 (ngày cuối tháng) |
CN30 |
CN60 |
CN90 |
|||||
|
|
98.00% |
98.50% |
98.70% |
|||||
|
|
97.70% |
98.35% |
98.55% |
|||||
|
|
97,50% |
98.20% |
98.50% |
|||||
|
|
<97.50% |
<98.20% |
<98.50% |
- 2. HƯỚNG DẪN THU NGÂN
1.2 Yêu cầu về trang phục
– Thu ngân khi đến thu cước của khách hàng nên mặc trang phục lịch sự (kiểu văn phòng, công sở), đầu tóc gọn gàng và đeo thẻ nhân viên (nếu có)
– Nên sử dụng túi đựng hóa đơn và tiền có quai đeo qua vai và chia thành nhiều ngăn để có thể dễ dàng lấy hóa đơn và tiền theo yêu cầu. Túi đựng hóa đơn luôn đeo phía trước người ngang qua vai, không được để trên giỏ xe hoặc mắc vào ghi đông xe.
2.2 Yêu cầu về thái độ phục vụ
– Thu ngân phải niềm nở, vui vẻ, hòa nhã và tận tình với khách hàng.
– Có thể mở đầu bằng câu “Bác, anh/chị.. có phải là Nguyễn Văn A. Cháu/ em… là nhân viên thu cước của công ty FPT Telecom, vui lòng cho cháu/em…thu cước Internet tháng… của nhà mình….
2.3 Yêu cầu về nghiệp vụ
– Các trường hợp KH thắc mắc về hỗ trợ kỹ thuật, chính sách kinh doanh hay các thắc mắc khác, đề nghị KH gọi vào số tổng đài của công ty để được bộ phận chuyên môn hỗ trợ. Trường hợp KH quá căng thẳng và yêu cầu thu ngân chuyển thông tin về công ty, thu ngân đưa Phiếu tiếp nhận yêu cầu để KH ghi lại nội dung cần hỗ trợ và chuyển cho QLCN. Kết quả giải quyết các yêu cầu của KH sau đó sẽ được nhân viên QLCN hỗ trợ công nợ báo cho NV thu ngân.
– Các trường hợp thu ngân đến nhà thu cước nhưng không gặp KH hoặc người trực tiếp thanh toán đều phải gửi lại giấy hẹn thanh toán cho lần sau. Thu ngân phải ghi chú lại ngày, giờ đã đến, đã gặp ai (nếu có) trên cuống lưu, hoặc mô tả nhà, đường đến nhà KH nếu thấy cần thiết để có thể giải trình được việc đã đến thu tại nhà KH hoặc đến thu nhiều lần. Sau đó thu ngân phải liên lạc với KH qua điện thoại hoặc thông qua các kênh liên lạc khác để hẹn với KH cho lần đến thu cước sau được hiệu quả. Thu ngân không được tự ý ngưng dịch vụ của KH hoặc để hệ thống tự động khóa nếu đến nhà không gặp được KH, không gặp được người TT, không liên lạc được qua điện thoại. Sau các nỗ lực cần thiết mà không gặp được KH để thông báo về việc đến thu cước thu ngân cần báo lại với NV hỗ trợ công nợ để nhận được các hướng dẫn cụ thể.
– Thu ngân nên ghi chú lại và có các căn cứ, chứng cứ cho việc đã đến nhà thu cước của KH nhiều lần đối với các KH cố tình trì hoãn việc thanh toán để tránh các khiếu nại về sau của KH mà thu ngân không có các căn cứ giải trình cụ thể.
– Nếu địa chỉ trên hóa đơn chưa hoàn toàn chính xác hoặc đầy đủ so với địa chỉ thực thu cước, thu ngân phải chủ động ghi lại địa chỉ chính xác của KH trên phiếu tiếp nhận yêu cầu và đề nghị KH ký nhận về việc thay đổi, sau đó chuyển về cho NV hợp đồng để cập nhật lại trên hệ thống. Chỉ cho phép các KH là công ty có địa chỉ thu cước không giống với địa chỉ hiển thị trên hóa đơn, các trường hợp là cá nhân phải được sự đồng ý của trưởng phòng (ký trên phiếu tiếp nhận yc về việc thay đổi địa chỉ). Thu ngân phải chịu trách nhiệm về các trường hợp KH cá nhân trong khu vực thu ngân thu cước có địa chỉ thực thu không giống so với địa chỉ hiển thị trên hóa đơn.
- 3. THEO DÕI VIỆC KÍCH THANH TOÁN & NỘP TIỀN THEO CÁC KỲ BẢNG KÊ
– Thu ngân click thanh toán lên hệ thống và nộp tiền hằng ngày vào số tài khoản của Công ty, tránh treo tiền qua đêm
– Số tiền nộp phải khớp với với tiền trên bảng kê
– Yêu cầu vào các ngày chốt chặng, thu ngân phải nộp hoàn tất chính xác đến từng đồng so với bảng kê
|
STT |
Bảng kê |
Thời gian thu hồi |
Ghi chú |
|
1 |
BK 01 |
Từ ngày 01 đến ngày 06 |
Nộp tiền ngày 07 |
|
2 |
BK 02 |
Từ ngày 07 đến ngày 09 |
Nộp tiền ngày 10 |
|
3 |
BK 03 |
Từ ngày 10 đến ngày 12 |
Nộp tiền ngày 13 |
|
4 |
BK 04 |
Từ ngày 13 đến ngày 15 |
Nộp tiền ngày 16 |
|
5 |
BK 05 |
Từ ngày 16 đến ngày 19 |
Nộp tiền ngày 20 |
|
6 |
BK 06 |
Từ ngày 20 đến ngày 25 |
Nộp tiền ngày 26 |
|
7 |
BK 07 |
Từ ngày 26 đến ngày cuối tháng |
Nộp tiền vào ngày cuối tháng, nhưng hợp đồng thu được vào ngày cuối tháng sẽ nộp vào ngày 1 tháng sau.
|
– Ngày nộp tiền được tính theo ngày làm việc, không tính thứ bảy, chủ nhật và ngày nghỉ lễ.
– Thu ngân nộp tiền vào các ngân hàng được chỉ định tại các chi nhánh tỉnh.
– Khi nộp tiền phải xếp theo từng loại tiền, mỗi 100 tờ bó lại thành một bó, dưới 100 tờ bó riêng và kê vào bảng kê các loại tiền nộp của Ngân hàng.
– Thu ngân chuyển chứng từ nộp tiền trước 11h của ngày nộp tiền cho QLCN
– Thu ngân bắt buộc phải click thanh toán đủ tất cả các hợp đồng đã thu được tiền. Nếu vì các lý do bất thường mà không click thanh toán cho một hóa đơn thì phải được sự đồng ý của QLCN.
- 4. QUẢN LÝ & KIỂM SOÁT THU NGÂN:
– QLCN phải thường xuyên trao đổi thông tin với thu ngân, nắm bắt được tính cách, hoàn cảnh gia đình,… của thu ngân để dễ dàng hơn trong việc quản lý.
– Với những thông tin được ghi trong sổ nhắn yêu cầu thu ngân thực hiện QLCN phải thường xuyên kiểm tra nếu không đúng hạn yêu cầu, phải nhắc nhở thực hiện ngay.
– Phân loại thu ngân để quản lý, những thu ngân thu tốt, thân nhân tốt với những thu ngân thu kém, thân nhân ko rõ ràng, ko có bảo lãnh…
– QLCN đến ngày 18-20 hàng tháng, hoặc bất kỳ khi nào có phát sinh nghi ngờ, cần phải kiểm tra ngay hóa đơn thu ngân, hoặc dựa vào tỉ lệ thu hồi theo BK để kiểm tra hóa đơn thu ngân.
– Với những TH thiếu hóa đơn yêu cầu giải trình, cho thời hạn xử lý, giải quyết trong vòng 3 ngày, sau 3 ngày không nêu được lý do và ko tìm được hóa đơn thu ngân sẽ phải kích thanh toán cho toàn bộ hóa đơn thiếu đó.
– Với thu ngân thu kém hoặc thu ngân mới QLCN phải thường xuyên kiểm tra, đặt mục tiêu cho từng thu ngân theo từng ngày, từng BK dựa theo phân công hóa đơn và khu vực (TB 30-40hd/1 khu vực/1 ngày – với KV dễ), sao cho cân đối với đạt mục tiêu tỉ lệ công nợ tháng đó.
- 5. SỬ DỤNG INSIDE
- Hướng dẫn sử dụng Inside cá nhân:
– Quyền truy cập Inside được cấp cho từng cá nhân khác nhau để phục vụ phù hợp cho yêu cầu công việc, thu ngân phải giữ bí mật mật khẩu truy cập Inside của mình và chịu trách nhiệm về bất cứ một sự cập nhật nào trên Inside do tài khoản của mình thực hiện.
– Nên đổi mật khẩu cá nhân ít nhất một tháng một lần và tránh dùng các từ, số liên quan đến cá nhân khi đặt mật khẩu.
– Có thể đổi mật khẩu ngay trên Inside cá nhân. Chọn he thong/ Doi mat khau.
– Để truy cập vào Inside, gõ địa chỉ: http://inside.fpt.net rồi gõ tên truy cập và mật khẩu.
– Để tìm kiếm thông tin liên quan đến từng KH cụ thể, có thể tìm theo số hợp đồng, tên đầy đủ của KH, địa chỉ, số điện thoại.
– Để click thanh toán, chọn Quan ly ke toan/ Thanh toan cuoc/Tim theo: so hop dong/ Gõ số hợp đồng/ Co trong/Loai: tien mat rồi nhấn enter. Kiểm tra số hóa đơn, cước tháng thanh toán, số tiền rồi nhấn Thanh toan.
– Để xem liệt kê các khoản cước của KH từ khi sử dụng cho đến thời điểm hiện nay bao gồm đã thanh tóan hoặc còn nợ cước, chọn Quan ly ke toan/ Liet ke cuoc.
– Để biết được số tiền phải nộp theo từng kỳ bảng kê hoặc theo từng thời điểm bất kỳ sau khi đã hoàn tất việc click thanh toán, xem: Quan ly ke toan/ Bang ke TT/ chọn: ngày kích/ Nguoi thanh toan/ Xem bao cao.
– Để theo dõi và kiểm tra hoá đơn trong khu vực khách hàng thu ngân quản lý , chọn Quan ly ke toan/ DS hoa don/Nguoi thanh toan: Gõ tên truy nhập của thu ngân/ Tìm theo: Thang tuỳ từng mục đích sử dụng có thể kiểm tra hoá đơn Chua thanh toan/Da thanh toan/Toan bo hoặc KH tại nhà riêng, chuyển khoản.
– Muốn kiểm tra tình trạng khuyến mại của khách hàng hoặc xem nội dung hệ thống tự động trừ phần đã trả trước của KH và đã xuất hóa đơn GTGT trước đó, chọn Quan ly ke toan/ Cuoc tra truoc/ tra cuu/ Tìm theo: so hop dong/ Co trong/Loai hop dong/ Tim thue bao.
– Cũng tương tự để tra cứu tiền đặt cọc, tiền ứng trước cước của KH để trừ dần và chưa xuất hóa đơn GTGT trước đó của khách hàng click Quan ly ke toan/ Tien dat coc/ Tra cuu/ Tìm theo: So hop dong/ Co trong/ Loai hop dong/ Tim thue bao.
– Trong quá trình thanh toán nếu quên số hợp đồng của khách hàng có thể tìm theo số hoá đơn như sau: Quan ly ke toan/ Hoa don/ Tra cuu/ so hoa don/ gõ số hoá đơn tuỳ theo khu vực phát hành..
– Với những khách hàng nhận hoá đơn để chuyển khoản, sau khi chuyển hoá đơn cho KH yêu cầu thu ngân về kích chuyển hoá đơn trước ngày 10 hàng tháng, chọn Quan ly ke toan/ Hoa don/ Chuyen hoa don/ tìm theo: So hop dong/ Co trong/ Tim thue bao/Click chuyển hóa đơn. Chú ý kích chuyển hóa đơn được hiểu là hóa đơn đó thu ngân đã chuyển cho KH làm thủ tục chuyển khoản trong tháng, thu ngân chưa thu tiền của KH.
– Để theo dõi tỷ lệ thu hồi cũng như số lượng hoá đơn thu hồi được của toàn bộ thu ngân thuộc trung tâm Dịch vụ KH, có thể theo dõi dựa trên bảng báo cáo tỷ lệ thu cước: Bao cao/ Luong thu ngan/ Tim theo: Thang/ Tat ca. Để xem chi tiết từng thu ngân và báo cáo về mức lương được hưởng, số lượng hóa đơn đã thu hồi được đến thời điểm xem báo cáo hoặc trước đó, chọn xem chi tiết tên từng thu ngân.
– Để xem tình trạng account của khách hàng click: Quan ly hop dong/ Tinh trang/ Tim theo/ So hop dong/ co trong/ Tim thue bao. Click vào “Thông số kết nối”, “Online Connections” hoặc “Last Access Errors” trong đó “Online Connections”cho biết kết nối thành công của KH gần nhất tại thời điểm xem báo cáo. “Last Access Errors” cho biết kết nối không thành công gần nhất của KH tại thời điểm xem báo cáo.
– Muốn tra cứu thông tin KH như số điện thoại, địa chỉ… chọn: Quan ly hop dong/ Cap nhat/ Tim theo/ So hop dong/ Co trong/ Tim thue bao
– Để xem chi tiết cước sử dụng của khách hàng vào: Quan ly hop dong/ DSL & LLine/ Cuoc su dung/ Tim theo/ So hop dong/ Thang/ Tong hop hoặc khong phan loai ( xem chi tiết).
– Với những khách hàng không đồng ý thanh toán với các lý do thuộc về KH, cố tình trì hoãn việc thanh toán (nợ cước), sau ngày 20 hoặc thời điểm phù hợp, thu ngân có thể tự khoá của account khách hàng để tạm thời ngưng việc truy cập của KH. Click: Quan ly hop dong/ Dial up/ Sua tinh trang/ Tim theo/ So hop dong/ co trong/ Tinh trang/ Ngung vi ly do thanh toan/ Ghi rõ lý do khóa mạng, tên người thực hiện/ Cap nhat. Lưu ý trước khi khoá phải vào Liệt kê cước để chắc chắn rằng KH đang nợ cước, đã quá hạn thanh toán theo quy định và đã được NV thu ngân báo trước về lý do tạm ngưng dịch vụ và thời điểm tạm ngưng
– Đối với những khách hàng có khiếu nại về đường truyền, chất lượng dịch vụ (có phiếu tiếp nhận yêu cầu từ KH).QLCN cần chủ động nhập chăm sóc khách hàng để được hỗ trợ tốt nhất cho khách hàng (Thời gian T+3). Quan ly hop dong/Quan ly CSKH/ De nghi CSKH (new)
Nhập thông tin, chọn trường hợp, nguyên nhân, thông tin liên hệ…
– Những trường hợp KH gọi điện thoại lên tổng đài thắc mắc, yêu cầu về các vấn đề phát sinh, sau đó Call sẽ ghi nhận và treo lên division. Thời gian để xử lý tồn là 60 phút
Quản lý HTKH à Division -> Chọn phòng ban à Xem Check list.
Chọn Division khu vực mình quản lý àLiên hệ KH để giải quyết à Nhập hướng giải quyết à Chuyển lại tình trạng/ghi chú là “Xử lý hoàn tất” à Cập nhập thông tin.
III. CÁC THÔNG TIN HỖ TRỢ KHÁC
1. Để xem chi tiết cước sử dụng trên Internet, KH có thể truy cập trang http://member.fpt.vn chọn “ xem chi tiết cước sử dụng”
2. KH muốn chuyển đổi gói dịch vụ sử dụng, hình thức sử dụng, chuyển đổi địa điểm, tạm ngưng dịch vụ, thanh lý hợp đồng, thay đổi các thông tin trên hợp đồng …. Nếu là cá nhân cần mang hợp đồng, CMT, hóa đơn TT gần nhất đến các quầy giao dịch của FPT để được hỗ trợ. Nếu là công ty cần mang theo hợp đồng, giấy giới thiệu, CMT của người được giới thiệu, hóa đơn TT gần nhất. Nếu KH bị mất hợp đồng, hóa đơn thanh toán vẫn sẽ được giải quyết bình thường.
3. Các hình thức đăng ký thanh toán cước hiện nay dành cho KH:
– Nộp tiền tại nhà cung cấp dịch vụ
– Thanh toán cước tại nhà
– Thanh toán qua các kênh thu hộ: Payoo, Mobivi
– Thanh toán tại quầy của F-Shop, ngân hàng Quân đội
– Thanh toán online: Pay Vnexpress, ATM của VCB, DAB, internet banking..
– Chuyển khoản
– FPT tự động trích trừ trên tài khỏan ngân hàng của KH…
4. Các địa điểm KH có thể nộp tiền cước dịch vụ hoặc thực hiện các sửa đổi hợp đồng hoặc liên hệ giải quyết công việc theo địa chỉ VP của Chi nhánh đặt tại các tỉnh
5. Các số điện thoại hỗ trợ khác ( các CN cập nhật theo CN của mình):
IV. CÁC BƯỚC CARE CÔNG NỢ 30, 60, 90 NGÀY:
- I. Công nợ 30 tại nhà
Các đầu việc trong tháng đối với QLCN:
- Ngày 01: Chia hóa đơn UNT đã TT của tháng trước để giao thu ngân trả KH, nhận hóa đơn đã tt và hóa đơn tồn 90 ngày.
- Ngày 02: Làm và giao hóa đơn cho thu ngân.
- Ngày 03->10: Giao hóa đơn giao lẻ, làm file add.
- Từ 15->30: Theo dõi file nhắn của thu ngân. Những TH thu ngân báo về liên quan đến KH không thanh toán vì cước, hỗ trợ kỹ thuật, khuyến mại… VP sẽ tiếp nhận và giải quyết.
♦ Quy trình khóa:
– Kiểm tra liệt kê cước
– Nếu nợ cước 2 tháng-> hệ thống sẽ tự động khóa CTBDV vào ngày cuối tháng.
– Sau ngày 25, VP chỉ khóa “ngưng vì lý do thanh toán” (NVLDTT) với KH nợ cước 1 tháng, thu ngân đã đến nhiều lần nhưng không thu được cước, QLCN cũng đã gọi nhắc cước KH
– Gửi file đề nghị CUSHO khóa CTBDV đối với các trường hợp nợ 1 tháng cước thỏa các điều kiện: không có dung lượng phát sinh trong tháng thu cước, không liên lạc được và KH đã dọn đi
- Từ ngày 18-> 28: Kiểm tra hóa đơn thu ngân, đồng thời nhắn tin KH của thu ngân đã bị khóa mạng.
- II. Công nợ 30 tại quầy, CK
Ngày 06: Nhắn tin cho KH theo template “CN30 bi dong lan 1”
Ngày 10: Nhắn tin cho KH theo template “CN30 bi dong lan 2”
Từ 11->15: Gọi cho KH lên thanh toán, ưu tiên gọi cho KH có độ tuổi nhỏ đến lớn (hệ thống sẽ khóa KH có độ tuổi nhỏ trước)
Ngày 16->: Bắt đầu care KH to tiền, UNT, CK….
Ngày 18: Nhắn tin cho KH theo template “CN30 bi dong”
Ngày 20-> Tiếp tục gọi nhắc cước KH, chuyển thu ngân đi thu các KH không liên lạc được qua điện thoại, các KH cố tình tránh né không thanh toán cước
Ngày 25->30: khóa NVLDTT đối với các KH đã xuống thu, đã gọi nhắc cước nhưng không thanh toán
Lịch khóa cước tự động của hệ thống:
- Ngày 16: (HTTT tại quầy): KH có thời gian sử dụng DV < = 6 tháng.
- Ngày 18: (HTTT tại quầy): KH có thời gian sử dụng DV > 6 tháng và < 12 tháng.
- Ngày 20: (HTTT tại quầy): KH có thời gian sử dụng DV >=12 tháng và < 18 tháng.
- Ngày 22: (HTTT tại quầy): KH có thời gian sử dụng DV >= 18 tháng và < 24 tháng.
- Ngày 25: (HTTT tại quầy): KH có thời gian sử dụng DV = 24 tháng và KH có HTTT CK, ATM, Auto, SMS.
- Ngày cuối tháng: khóa CTBDV và khóa NVLDTT đối với KH có HTTT tại nhà.
- III. Công nợ quá hạn
– Ngày 1, 2: tổng hợp báo cáo công nợ. Lọc danh sách hóa đơn nợ cước, yêu cầu bàn giao từ CN 30
– Ngày 03: Lọc danh sách KH nợ cước (nợ cước 30-60 tại quầy -CK, 60-90..). Chuyển giao hóa đơn cho thu ngân công nợ quá hạn
– Ngày 05: Nhắn tin cho KH theo template “CN60 bi dong”
– Ngày 6: Làm CV gửi KH.
– Ngày 15: Nhắn tin cho KH theo template “CN60 lan 1 lan 2”
Ngoài ra, trong suốt thời gian trong tháng, QL công nợ quá hạn phải liên tục gọi điện đốc thúc KH thanh toán cước, xuống tận nhà các KH cố tình tránh né mà nhân viên thu ngân cũng không thể nào tiếp cận được, hoặc cần có sự thuyết phục hơn từ QLCN
Tùy theo từng loại công nợ quá hạn sẽ có từng template nhắn tin tương ứng, theo từng cấp độ nặng nhẹ khác nhau…QLCN sẽ chọn lựa nhắn tin cho KH Ví dụ:
ü CN90 lan 1 lan 2
ü CN90 lan 3 lan 4
ü CN90 cap do nang
Tất cả các lịch nhắn tin QLCN bắt buộc phải nhắn theo mẫu , không được tự ý soạn tin nhắn theo nội dung của mình. Việc chỉnh sửa nội dung có thể thay đổi do địa bàn chi nhánh, QLCN gửi đề xuất mẫu nhắn tin lên CusHO để xem xét.
QLCN tại các CN tỉnh phải chủ động xem xét, tính toán các chính sách thưởng theo tháng hoặc theo tình hình công nợ của CN mình để đưa ra các mức thưởng/phạt hợp lý nhất. Tránh lãng phí hoặc các chính sách không có tính khuyến khích, hoặc tác động kém sẽ dẫn đến kết quả không tốt.
Nếu chưa rõ hoặc chưa hiểu thông tin nào bất kỳ, vui lòng trao đổi với phụ trách trực tiếp – CusHO để được hướng dẫn cụ thể hơn. Chúng tôi luôn hoan nghênh mọi ý kiến đóng góp của các bạn!
Xin chân thành cám ơn!
|
TÀI LIỆU ĐÀO TẠO Áp dụng cho: NV Quản lý dịch vụ |
Người soạn:
|
TÀI LIỆU QUẢN LÝ DỊCH VỤ
I. THANH TOÁN
1.1.Tra cứu cước
Vào Quản lý kế toán/Liệt kê cước : tìm theo số hợp đồng, tên đầy đủ, số điện thoại… à Tìm thuê bao
Hệ thống sẽ hiển thị ra các hóa đơn KH còn nợ cước
1.2.Kích thanh toán
Nếu có hóa đơn tại quầy à Vào Quản lý kế toán/Thanh toán để kích thanh toán
– Muốn kích thanh toán cho hóa đơn nào thì kích vào ô vuông tương ứng với hóa đơn đấy và kích Thanh toán.
– Nếu KH nợ cước từ 2 hóa đơn trở lên thì ưu tiên thanh toán hóa đơn cũ trước
Nếu không có hóa đơn tại quầy à Vào Quản lý kế toán/Phiếu thu/Thanh toán cước 2 để kích thanh toán và phát hành phiếu thu trả khách hàng.
– Nếu KH thanh toán nhiều hóa đơn thì phải kích thanh toán và phát hành phiếu thu của từng hóa đơn một.
– Sau khi kích thanh toán, hệ thống sẽ hiển thị ra màn hình in phiếu thu à Kích In phiếu thu
1.3.Khớp tiền cuối ngày
Vào Quản lý kế toán/Bảng kê TT : chọn từ ngày đến ngày cần xem báo cáo, nhập acc Người thanh toán à Kích Xem báo cáo
Tổng số tiền phải nộp = Tiền mặt + Tiền đặt cọc
II.CHUYỂN DỊCH VỤ
2.1. Chuyển địa điểm :
– Nếu trong thời gian chuyển địa điểm KH vẫn sử dụng ở địa chỉ cũ thì vào Quản lý hợp đồng/Cập nhật/Chuyển địa điểm để cập nhật địa chỉ mới. Tiền cước tháng của KH sẽ tính từ đầu tháng đến cuối tháng.
– Nếu trong thời gian chuyển địa điểm KH không sử dụng tại địa chỉ cũ, ngoài thu phí CDD (nếu có) thu thêm tiền cước internet của KH từ đầu tháng đến thời điểm làm CDD, và xuất vào “Cước chuyển địa điểm”.
Sau khi xuất hóa đơn Cước chuyển địa điểm, hệ thống sẽ khóa hợp đồng ở tình trạng “KH đang chuyển địa điểm”. Và hệ thống sẽ lấy lại ngày tính cước của KH bắt đầu từ ngày KH online tại địa chỉ mới.
– Kỹ thuật sau khi khảo sát OK và chuyển phiếu khảo sát sang tình trạng Đã khảo sát, chờ thi công, hệ thống sẽ up địa chỉ lắp đặt mới lên hệ thống.
– Lưu ý : KH lên làm chuyển địa điểm phải thanh toán hết các khoản cước còn nợ (các hóa đơn đã phát hành trên hệ thống)
2.2. Chuyển dịch vụ:
– Thu tiền phí chuyển dịch vụ (nếu có)
– Thu tiền cước của KH theo gói dịch vụ cũ từ đầu tháng đến thời làm chuyển đổi dịch vụ, và xuất hóa đơn vào Cước chuyển dịch vụ để hệ thống lấy lại ngày tính cước cho KH.
Vào Quản lý hợp đồng/Cập nhật :
– Sau khi chọn chuyển gói dịch vụ, hệ thống sẽ hiển thị màn hình thông báo có thu hồi thiết bị không? à Nhập thiết bị bàn giao, thiết bị thu hồi (nếu có) à Ấn Cập nhật
+ Nếu thu hồi thiết bị tại quầy thì chọn đối tượng thu hồi là Tại quầy
+ Nếu kỹ thuật qua thu hồi thiết bị thì chọn đối tượng thu hồi là Đối tác
2.3. Chuyển chủ sở hữu:
– Thu tiền cước của KH từ đầu tháng đến thời điểm làm chuyển chủ sở hữu, và xuất hóa đơn vào Cước chuyển chủ sở hữu để hệ thống lấy lại ngày tính cước.
– Nếu chủ hợp đồng mới sẽ thanh toán toàn bộ tiền cước từ đầu tháng đến cuối tháng của tháng làm chuyển đổi thì không cần thu tiền Cước chuyển chủ sở hữu.
– Vào Quản lý hợp đồng/Cập nhật thay đổi lại các thông tin theo chủ hợp đồng mới (Tên chủ hợp đồng, số CMT, số điện thoại, MST…) à Ấn Cập nhật
ð Lưu ý : khi cập nhật chuyển địa điểm, chuyển dịch vụ, chuyển chủ sở hữu.. thì phải ghi chú lại lên hệ thống
2.4. Chuyển đổi OneTV
a. Giá cước:
– Basic : 60K, VOD : 80K, Premium (VOD + Basic) : 120K, K+ : 136K, HBO : 40K
– Cước IPTV tính từ thời điểm kích hoạt. VD : KH kích hoạt ngày 20/05, hệ thống sẽ bill cước trọn gói vào hóa đơn T5, và khách hàng được sử dụng đến ngày 20/06.
– Gói K+, HBO : cứ mỗi lần kích hoạt hệ thống sẽ tính cước trọn tháng (Nếu hủy dịch vụ, mặc dù KH chưa sử dụng đủ tháng, nhưng vẫn phải thanh toán cước cả tháng)
b. KH cũ lên quầy mua STB + đăng ký IPTV :
– Vào Quản lý kế toán/Đặt cọc/Tra cứu : Nhập đặt cọc STB
+ Nếu giao TB tại quầy thì chọn Giao TB là Tại quầy
+ Nếu khi triển khai kỹ thuật sẽ mang STB qua, chọn Giao TB là Đối tác
– Vào Quản lý IPTV/Triple Play/Đăng ký IPTV để đăng ký cho KH
c. KH chuyển gói dịch vụ OneTV
Vào Quản lý hợp đồng/Triple Play/Ngưng dịch vụ OneTV
d. Ngưng dịch vụ HBO, K+ :
Vào Quản lý hợp đồng/Triple Play/Ngưng sử dụng K+
Vào Quản lý hợp đồng/Triple Play/Ngưng sử dụng HBO
e. Hủy dịch vụ IPTV
Vào Quản lý hợp đồng/Triple Play /Hủy dịch vụ IPTV
f. KH trả trước IPTV:
– KH trả trước K+, HBO thì phát hành hóa đơn vào Trả trước K+, Trả trước HBO, hệ thống sẽ insert tiền trả trước vào tài khoản khoản trả trước của KH.
– KH trả trước OneTV : phát hành hóa đơn vào Cước truyền hình và vào Quản lý hợp đồng/Triple Play/Khuyến mại ITV để cập nhật KM cho KH
III.TÍNH CƯỚC
3.1.Tiền khuyến mại:
– Trừ theo số tiền tương ứng hoặc tỉ lệ phần trăm % tương ứng với từng loại khuyến mại đã được định nghĩa theo câu khuyến mại
– Đối với KH hòa mạng mới, tháng đầu tiên hệ thống sẽ trừ tiền KM cho KH từ ngày KH lên hợp đồng,
– Đối với gói Flat trừ vào cước thuê bao, đối với gói Volume chỉ trừ vào cước sử dụng.
– Với các hợp đồng mà câu lệnh khuyến mại là “Khong khuyen mai”, hệ thống sẽ hiểu số dư trong tài khoản trả trước loại khuyến mại là tiền thật và sẽ thực hiện việc trừ cho đến khi hết tiền thật
3.2.Tiền bình thường
+ Tiền trả trước bình thường là tiền trả trước thật sự của KH
+ Trừ đến khi nào hết thì thôi, nếu số dư tiền thật lớn hơn phần cước phát hành thì sẽ không phát hành hóa đơn nữa
3.2.Tiền bồi hoàn
+ Tiền bồi hoàn là số tiền được cập nhật do KH bị gián đoạn đường truyền, hoặc do tính sai cước…
+ Số dư bồi hoàn được trừ vào cước hàng tháng cho đến khi hết.
ð Hệ thống tính cước sẽ trừ tiền trả trước theo thứ tự :
- Tiền khuyến mại
- Tiền bồi hoàn
- Tiền bình thường
3.3.Các trường hợp hệ thống lấy lại ngày tính cước
– KH khôi phục hợp đồng : hệ thống lấy lại ngày tính cước từ thời điểm KH online (nếu KH thanh lý, khôi phục trong tháng hệ thống sẽ không tự động lấy lại ngày tính cước, mà phải gửi đề nghị cho CUS HO)
– KH chuyển dịch vụ, xuất hóa đơn “Cước chuyển dịch vụ” : hệ thống sẽ lấy lại ngày tính cước từ ngày phát hành hóa đơn (Lưu ý : KH chuyển dịch vụ ngày nào, phải phát hành hóa đơn luôn ngày đó. Nếu phát hành muộn, phải mail nhờ CUS HO lấy lại ngày tính cước đúng)
– KH chuyển địa điểm, xuất hóa đơn “Cước chuyển địa điểm’ : hệ thống lấy lại ngày tính cước từ ngày KH online tại địa chỉ mới.
– KH bị khóa Ngưng vì lý do thanh toán tháng trước, lưu lượng sử dụng tháng này < 50MB, KH thanh toán 2 hóa đơn : hệ thống sẽ lấy lại ngày tính cước từ ngày kích thanh toán và mở sang tình trạng Bình thường.
III.TẠO PROMOTION HISTORY CHO KH RECARE
4.1. Recare khuyến mại cho KH
Vào Quản lý hợp đồng/Quản lý CSKH/Promotion History : nhập số hợp đồng à Kích “Bổ sung mới”
Chọn CLKM, thời gian cam kết và ấn “Tạo mới”
Vào Quản lý hợp đồng/Quản lý CSKH/Cập nhật KM: chọn khoảng thời gian tạo Promotion History và ấn “Tìm thông tin”
Ấn “Cập nhật” tương ứng với hợp đồng cần cập nhật CLKM
Vào Quản lý kế toán/Cước trả trước/DS KM TT lần đầu
– Chọn khoảng thời gian tạo PH và ấn “KH recare” à hệ thống sẽ hiển thị toàn bộ các hợp đồng đã được Cập nhật KM mà chưa được add tiền KM
– Chọn khoảng thời gian tạo PH, nhâp số hợp đồng cần add tiền KM và ấn “KH recare” à Hệ thống chỉ hiển thị hợp đồng cần tìm.
ð Sau khi ấn “Cập nhật”, hệ thống sẽ add tiền KM cho KH
4.1. Trả trước recare (KH cũ trả trước)
a. KH đã đáo hạn trả trước
Vào Quản lý hợp đồng/Quản lý CSKH/Promotion History : nhập số hợp đồng và “Bổ sung mới”
Vào Quản lý hợp đồng/Quản lý CSKH/Cập nhật KM: để cập nhật KM cho KH (giống như Recare KM)
Vào Quản lý kế toán/Cước trả trước/PH hóa đơn TT k/m
Kích “Tìm thuê bao” hệ thống hiển thi ra màn hình xuất hóa đơn:
– Vòng đỏ : hệ thống fix Loại dịch vụ, số tiền cần xuất hóa đơn và không thể sửa được
– Vòng xanh dương : nhập thời gian trả trước của KH
ð Phát hành à Hệ thống sẽ hiển thị thông báo “He thong tu them TT cho hoa don tra truoc” à Kích OK
b. KH trả trước trước hạn (tháng bắt đầu trả trước của KH > tháng hiện tại)
Vào Quản lý hợp đồng/Quản lý CSKH/Promotion History : nhập số hợp đồng và “Bổ sung mới”
Đối với KH trả trước trước hạn KHÔNG cần Cập nhật KM
Vào Quản lý kế toán/Cước trả trước/PH hóa đơn TT k/m
Kích KH recare chưa hết hạn, hệ thống sẽ hiển thị ra số hợp đồng cần phát hành hóa đơn
– Đối với KH trả trước trước hạn, nếu chọn tháng bắt đầu trả trước là tháng hiện tại, hệ thống sẽ không cho phát hành hóa đơn và hiển thị thông báo như bên dưới.
– Sau khi phát hành hóa đơn trả trước trước hạn, hệ thống sẽ treo CLKM và tiền trả trước, tiền KM của hóa đơn đó lên. Đến đầu tháng bắt đầu trả trước của hóa đơn đó,hệ thống mới up lại CLKM và insert tiền trả trước và tiền KM.
– Có thể vào Quản lý kế toán/Cước trả trước/DS trả trước/DS KH TT trước hạn : để check danh sách của các hợp đồng trả trước trước hạn.
|
TÀI LIỆU ĐÀO TẠO Áp dụng cho: NV Quản lý hợp đồng |
TÀI LIỆU QUẢN LÝ HỢP ĐỒNG
|
Vị trí |
Đầu mục công việc |
|
Quản lý hợp đồng |
Tạo phiếu đăng ký |
|
Xuất và hủy phiếu thu |
|
|
Giao hợp đồng |
|
|
Tạo hợp đồng (hướng dẫn rõ thêm phần up BVKS) |
|
|
Cập nhật trả trước khuyến mại, phát hành HĐ hòa mạng, trả trước |
|
|
Tạo tên đường |
|
|
Đề nghị thanh toán cho các hợp đồng không triển khai được (Rút tiền của hợp đồng Notok) (New) |
1.Tạo phiếu đăng ký:
Vào Quản Lý Hợp Đồng / Phiếu Đăng ký / bấm vào nút Tạo Mới
– Lưu ý nhập địa chỉ lắp đặt theo đúng Quy định chuẩn hóa địa chỉ (nhà phố, nhà chung cư, nhà không địa chỉ) để hệ thống duyệt trùng địa chỉ.
– Ghi chú “Cho CK – Chua xuat hoa don” tức là hợp đồng chưa có tiền.
Sau khi cập nhật thành công hệ thống sẽ hiển thị Mã phiếu đăng ký của phiếu đăng ký vừa tạo.
2.Xuất phiếu thu:
2.1.Book dãy phiếu thu : vào Quản lý kế toán/Phiếu thu/QL số phiếu thu
– Khung màu đỏ : nhập số phiếu thu đầu và phiếu thu cuối của dãy.
– Khung màu xanh : nhập số phiếu thu sẽ in. Trong trường hợp có 1 phiếu thu bị rách, muốn bỏ qua phiếu thu đấy thì nhập số phiếu thu sẽ in là số tiếp theo.
2.2.Vào Quản Lý Hợp Đồng / Quản lý phiếu thu/Tìm phiếu thu : nhập Mã phiếu đăng ký cần xuất phiếu thu.
– Mỗi phiếu đăng ký chỉ xuất được tối đa 2 phiếu thu : 1 phiếu thu đặt cọc thuê bao và 1 phiếu thu loại khác. Nếu hợp đồng thuộc CLKM Trả trước + xxx phí HM thì tiền trả trước và phí hòa mạng sẽ xuất chung vào 1 phiếu thu.
– Riêng loại doanh thu Đặt cọc thuê bao là không có thuế VAT, còn các loại doanh thu khác đều có thuế VAT 10%.
– Phiếu thu xuất cho sale sau 24h phải nộp tiền về cho CUS để nhập cọc, nếu không thu được tiền thì thu lại phiếu thu để hủy.
2.3.Vào Quản lý hợp đồng/Quản lý phiếu thu/BC phiếu thu (new) : xem báo cáo phiếu thu đang ở tình trạng bình thường, chưa đặt cọc
2.4. Hủy phiếu thu :
Vào Quản lý hợp đồng/Quản lý phiếu thu/Tìm phiếu thu : chọn ngày xuất phiếu thu, số phiếu thu à Tìm phiếu thu
Tick vào dấu X để hủy phiếu thu
Phiếu thu hủy yêu cầu phải có đủ 2 liên.
3.Giao hợp đồng
3.1.Book dãy hợp đồng lên hệ thống : vào Quản lý hợp đồng/Quản lý mẫu hợp đồng/Hợp đồng/nhập số SBI bắt đầu, SBI kết thúc và ấn Tạo mới
3.2.Giao hợp đồng cho sale :
– Chọn loại hợp đồng, tên sale, đánh số SBI và Số phiếu đăng ký, hệ thống sẽ tự động link số phiếu thu à Cập nhật Giao cho sale
– Nếu giao nhầm thì vào Quản lý hợp đồng/Hợp đồng: chọn từ ngày đến ngày, xem theo “Đã giao cho sale” và ấn “Tìm SBI” à “Xóa” và giao lại
3.3.Báo cáo SBI : vào Quản lý hợp đồng/Quản lý mẫu hợp đồng/Báo cáo để kiểm soát hợp đồng giao cho sale đã sử dụng chưa.
3.4.Hủy mẫu : trong trường KH không đồng ý ký hợp đồng hoặc thông tin trên hợp đồng bị sai ( hợp đồng phải trả đủ về 2 liên mới được hủy)
4. Tạo hợp đồng:
4.1. Check hợp đồng:
– Biểu mẫu hợp đồng, phụ lục (lưu ý kiểm tra hạn hiệu lực của phụ lục)
– Số CMT của chủ hợp đồng rõ ràng
– Các thông tin trên hợp đồng, phụ lục phải đầy đủ, chính xác : tên khách hàng, số CMT (đối chiếu với CMT), địa chỉ lắp đặt, địa chỉ thanh toán, gói dịch vụ, email, hình thức thanh toán, loại thiết bị…
– Kiểm tra chữ ký của khách hàng trên hợp đồng, phụ lục, phiếu thu. Nếu KH là doanh nghiệp thì kiểm tra thêm MST, đối chiếu tên công ty trên con dấu với tên chủ hợp đồng.
– Thu tiền hòa mạng đúng, đầy đủ.
– Nhận HD theo quy định duyệt đầu vào của Cty ftp://172.30.0.70/Tài liệu chất lượng FTEL\STQT Internet\ Quy định\3.2-qdin11-Quy dinh len hop dong
4.2. Chi tiết cách cập nhật trên inside:
+Bước 1: Vào Quản lý hợp đồng/ phiếu đăng ký/ tìm phiếu:
Tìm phiếu đăng ký theo Doanh nghiệp/Tổ chức/Cá nhân hoặc theo Mã PDK à hệ thống show ra trang thông tin của phiếu đăng ký này à chuyển lại tình trạng từ Chờ CK – chưa xuất hóa đơn sang Chờ CK – đã xuất hóa đơn à bấm nút cập nhật à show ra trang tạo HD:
– Hệ thống sẽ show ra trang tạo HD, nhập thông tin còn thiếu trên trang tạo hợp đồng.
+ Bước 2: Nhập thông tin trên trang tạo hợp đồng:
– Nếu hợp đồng chưa book port thì hệ thống sẽ hiển thị thông báo “Không tìm thấy thông số đấu nhảy” và không cho tạo hợp đồng.
– Nhập số hợp đồng hệ thống sẽ tự động link Tên truy nhập và Mật khẩu
– Nhập đúng số SBI à Hệ thống tự link số phiếu thu
Cập nhật thông số Pop, tập điểm, số mét cáp outdoor, indoor, click nút Browse up bản vẽ, tick chọn trả phiếu
Lưu ý: đối với trường hợp NV bán hàng là sale quầy thì chọn nhân viên khảo sát là INF
Sau khi INF chuyển bản vẽ khảo sát về, thao tác up bản vẽ như trên.
Chọn đúng trường KM, hình thức thanh toán của KH,… (Chọn gói dịch vụ nào thì hệ thống sẽ chỉ hiển thị CLKM hiện đang áp dụng cho gói dịch vụ đấy)
Điền đầy đủ, chính xác thông tin lên hệ thống à Click vào “Tao hop dong” à Hệ thống báo: Thành công à hợp đồng cập nhât thành công hoặc báo lỗi: check xem lỗi gì và cập nhật lại.
Lưu ý:
– Trong phần Số hợp đồng, chữ cái trước phần số phải viết hoa. VD: FD01234, D123456
– Phần Tên truy nhập, hệ thống sẽ tự động link ra tên truy nhập căn cứ vào số hợp đồng, CUS không tự động gõ vào.
– Hợp đồng đang tạo trùng CMT, trùng địa chỉ lắp đặt với hợp đồng đang tồn tại trên hệ thống, inside sẽ có cảnh báo trùng (dòng chữ nhấp nháy màu đỏ). CUS phải kiểm tra cẩn thận để tránh trường hợp cheating hủy cũ ký mới: trường hợp hợp đồng cũ trùng CMT (trùng chủ hợp đồng) với HĐ mới, nếu hợp đồng cũ nợ cước à không nhập hợp đồng mới. Hoặc trường hợp trùng địa chỉ lắp đặt, nếu check tại địa chỉ đó chỉ có nhu cầu đăng ký 01 đường truyền à CUS không nhập hợp đồng mới…
– Lưu file hợp đồng hợp lý, khoa học.
Cụ thể: Hợp đồng lưu file theo tháng, mỗi file khoảng 100 hợp đồng, lần lượt từ nhỏ tới lớn theo số hợp đồng.
4.3 Tình trạng hợp đồng sau khi được tạo:
– Hợp đồng sau khi được tạo có tình trạng “Ngung vi ly do thanh toan”
– Hợp đồng ở tình trạng “Ngưng vi ly do thanh toan” sẽ không cho chuyển thi công.
– Hợp đồng khi đủ các kiện sau thì hệ thống sẽ tự động chuyển hợp đồng sang tình trạng Bình thường, để chuyển thi công:
+ Hợp đồng đã nhập cọc tiền
+ Đã duyệt trùng địa chỉ (nếu có)
+ Phiếu khảo sát đã chuyển sang tình trạng “Đã khảo sát, chờ thi công”
4.4 Duyệt trùng địa chỉ:
Vào Quản lý hợp đồng/QLy trung dia chi :
+ Số hợp đồng/CMND/MST : Nhập số hợp đồng, CMT hoặc MST (hợp đồng báo trùng cái gì thì tra theo cái đấy)
+ Chọn từ ngày đến ngày là ngày tạo hợp đồng cần duyệt trùng (chỉ trọn trong 1 ngày)
+ Xem theo : trùng địa chỉ, trùng CMT, trùng MST
+ Tình trạng truy cập : online hay chưa online
4.5 Nhập cọc tiền:
Quản lý kế toán/Tiền đặt cọc/Tra cứu
Bấm vào “Them” hệ thống sẽ show ra màn hình sau:
– Nếu hợp đồng còn phiếu thu chưa nhập cọc hệ thống sẽ hiện thông tin “Chi tiet so phieu thu”, click vào dòng này sẽ show ra danh sách phiếu thu chưa thanh toán.
– Tick vào phiếu thu cần nhập cọc, hệ thống sẽ tự load số tiền theo phiếu thu và không cho nhập lại số tiền à nhân viên nhập cọc chỉ cần kiểm tra và bấm “Cập nhật”.
– Nếu hợp đồng có 2 phiếu thu chưa nhập cọc thì phải nhập cọc từng phiếu thu một, không nhập cọc được cùng một lúc 2 phiếu thu
5. Cập nhật trả trước khuyến mại, phát hành HĐ hòa mạng, trả trước
Vào Quản lý kế toán/Hóa đơn/Khảo sát OK : lọc danh sách KH đã online, đã đặt cọc để xuất hóa đơn
– Các hợp đồng đã online, có tiền nhập cọc mới tiến hành xuất hóa đơn hòa mạng và trả trước mới.
– Đối với các trường hợp KH thanh toán chuyển khoản nếu đã xuất phiếu thu thì không phát hành hóa đơn trước. Sau khi nhận được tiền chuyển khoản, nhập cọc, rồi mới xuất hóa đơn.
– Hóa đơn hòa mạng và thiết bị : vào Quản lý kế toán/Hóa đơn/Phát hành để xuất hóa đơn.
– Hóa đơn trả trước mới : vào Quản lý kế toán/Cước trả trước/PH hóa đơn TT k/m để phát hành theo đúng quy trình.
5.1.Trả trước khuyến mại với KH đăng ký mới, không kèm trả trước:
Vào QL kế toán/Cước trả trước/DS K/M TT lan dauàChọn vùng miền, ngày tạo hợp đồngàClick vào KH mới àShow ra bảng à click vào ô vuông nhỏ àNhấn nút Cập nhậtàTiền sẽ tự link vào phần trả trước (trả trước khuyến mại) :
5.2.Trả trước khuyến mại với KH đăng ký mới, kèm trả trước:
Vào Quản lý kế toán/Cước trả trước/PH hóa đơn TT k/m: chọn vùng miền, ngày tạo hợp đồng à KH mới
Hệ thống show ra danh sách các hợp đồng trả trước mới chưa phát hành hóa đơn. Tích vào số hợp đồng hệ thống sẽ tự động link sang phần xuất hóa đơn.
– Số tiền cần xuất hóa đơn hệ thống sẽ tự động link theo CLKM và không sửa được.
– Sau khi phát hành hóa đơn, hệ thống sẽ tự động link tiền trả trước bình thường và tiền KM theo đúng CLKM.
– Đối với CLKM có dạng Trả trước 6T, 100K phí hòa mạng… phải xuất riêng hóa đơn hòa mạng, hóa đơn trả trước; không xuất chung tiền hòa mạng và hóa đơn trả trước à Hệ thống sẽ insert cả tiền hòa mạng và phần cước trả trước à Sai
*Lưu ý : trước khi phát hành hóa đơn hòa mạng phải check lại xem đã phát hành hóa đơn chưa, tiền nhập cọc có đúng với CLKM không.
6.Tạo tên đường:
Vào Quản lý hợp đồng/QLý tên đường : chọn tạo mới đường hoặc tạo mới CC
Chọn Quận (Huyện), Phường (Xã) và đánh tên đường cần tạo -> Ấn Cập nhật
– Tạo CC tương tự như tạo tên đường
– Tìm tên đường/CC : chọn Quận (Huyện), Phường (Xã), xem theo Tên đường (CC) và ấn Tìm
7.Đề nghị thanh toán cho các hợp đồng không triển khai được (Rút tiền của hợp đồng Notok):
– Đối tác hoặc phòng Kỹ thuật thông tin cho KD về việc hợp đồng NOT OK không triển khai được
– Sales admin thực hiện lập danh sách các KH NOT OK cần rút tiền hòa mạng.
Vào Hỗ trợ kỹ thuật/DSL: Khảo sát/Hợp đồng NOT OK để lấy danh sách
Tích vào ô vuông số hợp đồng và ấn Đề nghị hủy đối với các trường hợp làm đề nghị rút tiền. Trường hợp nào lại có Phương án thi công thì tích Khảo sát lại.
– Sales admin ký đề nghị rút tiền hòa mạng not ok, Phụ trách KD ký duyệt đề nghị.
– Chuyển cho phụ trách Kỹ thuật ký xác nhận các TH này là NOT OK
– Chuyển cho QLHĐ CUS check đề nghị: not ok do khách quan hay chủ quan, số tiền hòa mạng được hoàn trả…Chuyển cho phụ trách CUS ký duyệt. QLHĐ CUS khóa tạm ngừng trên inside (Ngưng vì lý do khác)
– Đề nghị rút tiền có hóa đơn làm riêng, không có hóa đơn làm riêng
– Sales admin nhận tiền tạm ứng từ CUS, có ký nhận trên sổ và bàn giao tiền cho sales trả cho KH
– Sales trả lại biên bản thanh lý, phiếu chi tiền có ký xác nhận của KH cho CUS trong vòng tối đa 3 ngày kể từ khi nhận tạm ứng. QLHĐ CUS khóa chấm dứt hợp đồng trên inside.
– CUS kiểm tra và kẹp cùng đề nghị thanh toán chuyển FAF để nhận lại phiếu thu.
|
TÀI LIỆU ĐÀO TẠO Áp dụng cho: NV Thu ngân tại quầy |
HƯỚNG DẪN CÔNG VIỆC THU NGÂN TẠI QUẦY
1/Các đầu mục công việc:
2/ Quy Trình Thực Hiện
A/ Quản lý hóa đơn quầy, Phiếu thu liên tục:
Quản lý hóa đơn quầy :
Ngày 3 đổ hóa đơn quầy từ inside:
Quản lý kế toán/ DS Hóa đơn/chọn vùng miền, chi nhánh quản lý, tháng cước hệ thống phát hành cước/Thống kê (có thể chọn sắp xếp theo số hóa đơn, số tiền, phường, quận, phố …)
Hoặc có thể đổ xem toàn bộ hóa đơn quầy của các chi nhánh quản lý hoặc hóa đơn chuyển khoản:
Lấy chi tiết hóa đơn có Hình thức thanh toán tại Nhà Cung cấp dịch vụ :
Quản lý Phiếu thu liên tục :
Khai báo Phiếu thu trên inside : Quản Lý kế toán /Phiếu Thu/Quản Lý số phiếu thu:
Account nào in phiếu thu thì account đó vào tool này báo cáo số phiếu thu sẽ dùng.
Nhập Số bắt đầu, số kết thúc của dãy phiếu thu
Lưu ý: Phiếu thu thanh toán cước : bắt đầu từ RC [VungMien] [RC] [123456]. Khi sử dụng hết RC sẽ đến RD, RE, RF, ….
Phiếu thu cho Sale thu tiền : bắt đầu từ KC [VungMien] [RC] [123456]. Khi sử dụng hết KC sẽ đến KD, KE, KF, ….
B. Thanh toán cước :
Quản lý kế toán/Phiếu thu/Thanh toán cước 2/Chọn loại Tiền Mặt/Tìm thuê bao :
Hệ thống show ra giao diện thanh toán sau : Chọn thanh toán hệ thống hỏi in phiều thu không à OKà Chọn in phiếu thu
Click “In Phiếu Thu” à Thanh toán tiền mặt hoàn tất :
Lưu ý : Chỉ xuất phiếu thu liên tục khi KH thanh toán cước khác khu vực, nếu đúng khu vực bắt buộc thu ngân phải giao Hóa đơn cho KH
ð Đối với các hóa đơn quầy, thu ngân phải rút hóa đơn giao KH và click thanh toán trực tiếp
Vào Quản lý kế toán/Thanh toán cước/Chọn loại tiền mặt/Tìm thuê bao:
C. Hoàn tiền TSD và SSD: (xem tài liệu quy trình 3.1-qtin37-MTQT quản lý thông tin)
Các thủ tục cần thiết:
Khách hàng lên công ty Thanh lý sẽ gặp CS, CS sẽ tiếp và care KH này (không phân biệt là KH thuộc chi nhánh nào, tất cả các chi nhánh đều phải có trách nhiệm hướng dẫn cho KH tiến hành thanh lý HĐ).
P Biên bản thanh lý TSD
P Bản hợp đồng gốc.
P Phiếu chi gốc
P Phiếu thu gốc
P CMND người đứng tên trên HĐ (photo)
P Hóa đơn phí hòa mạng của Khách hàng ( nếu có)
P Giấy ủy quyền và CMND của người được ủy quyền (nếu không phải là người đứng tên trên HĐ làm thủ tục thanh lý)
Chú ý thêm : Nếu KH là người nước ngoài thì cần có thêm giấy ký quỹ (bản gốc)
+ Nếu Khách hàng ko đủ giấy tờ hoặc thông tin liên quan, CS sẽ hướng dẫn Khách hàng hoàn tất các thủ tục và hẹn Khách hàng thời gian thanh lý hợp đồng.
+ Nếu CS care Khách hàng Not Ok hoặc kiểm tra thông tin trên inside thấy hợp đồng triển khai not ok, khách hàng mang đầy đủ thủ tục, giấy tờ liên quan thì CS sẽ làm thủ tục cho KH sau đó chuyển CUS hoàn tiền cho KH và cập nhật tình trạng
Bước 1: Kiểm tra HĐ đã được đề nghị hủy, ký hủy hay chưa:
Hỗ trợ kỹ thuật à DSL:Khảo sát à Hợp đồng NOT OK à đánh số hợp đồng, chọn kết quả xử lý: Đề nghị hủy àTìm thuê bao : HĐ nằm trong danh sách này thì CS sẽ làm thủ tục hủy cho KH, nếu chưa thì báo Sale admin hoàn tất thủ tục đề nghị hủy và ký hủy cho HĐ.
Màn hình show ra thông tin ký hủy như sau:
Hoặc CUS có thể vào Quản lý hợp đồng/ Tình trạng/ Đánh số hợp đồng/ Tìm thuê bao:
Chú ý: Kiểm tra thông tin kỹ trước khi ký hủy
Vd: phiếu NOTOK
Đã thông tin saleà sale báo hủy luônà saleadmin báo KH lấy tiền lại nơi gần nhất.
Kiểm tra phần phiếu TC xem có trả phiếu về chưa:
Vào phần DSL triển khai à phiếu TC đánh số HD cần xem à tìm thuê bao:
Click vào tên KH à để kiểm tra INF trả phiếu chưa:
Phiếu này INF chưa trả phiếu à INF trả phiếu về xử lý không thành công
à Tiến hành đề nghị hủy và ký hủy.
Các kết quả trong phiếu khảo sát :
Cách thêm note thông tin: click vào chữ thêm ghi chú , hệ thống sẽ xô ra Ô cần ghi chú, đánh chữ không bỏ dấu
Bước 2: Hoàn tất thủ tục cho KH
– BB hủy Hợp Đồng trước sử dụng
– BB hủy Hóa Đơn GTGT (nếu HĐ đã xuất hóa đơn)
– Photo CMND của chủ hợp đồng (nếu là người được ủy quyền thì photo CMND của người ủy quyền và người được ủy quyền)
Bước 3: Thu Ngân hoàn tiền cho KH:
– Hoàn tiền:
- Hợp đồng đã xuất hóa đơn:
- Hoàn 100%: Viết phiếu chi chi tiền cho KH
- Hoàn 80%: chuyển Giao Dịch xuất hóa đơn 20%, Thu Ngân Click thanh toán. Thu Ngân viết phiếu Chi tiền cho KH:
- Chú ý: Trên phiếu chi thể hiện 100% giá trị tiền, nhưng chỉ đưa KH 80% tiền mặt và hóa đơn 20%.
- Hợp đồng chưa xuất hóa đơn: Quản lý kế toán è Tiền đặt cọc è Tra cứu : Nhập số Hợp Đồng và chọn “Thêm”
- Chú ý: TH hoàn trả 80% cho KH, vẫn phải nhập vào phần số tiền là ( – 100% ) số tiền trong phần nhập cọc để hệ thống âm hết số tiền. Phần xuất hóa đơn 20% cho KH sẽ click thanh toán theo hình thức thanh toán tiền mặt.
Lưu ý: Trường hợp đã kéo cáp tới nhà KH nhưng KH yêu cầu hủy thì sẽ không hoàn tiền lại cho KH
– Cập nhật tình trạng đã chấm dứt hợp đồng:
Vào Quản lý hợp đồng à Cập nhậtà Chọn tình trạng:
à Cập nhật hợp đồng:
Bước 4: Thu Ngân in danh sách hủy TSD trên inside
Quản lý hợp đồng à DS hủy TSD à xem theo tất cả à đánh số hợp đồng : HĐ nằm trong danh sách này thì CUS sẽ làm thủ tục hủy cho KH, nếu chưa thì báo Sale admin hoàn tất thủ tục đề nghị hủy và ký hủy cho HĐ
Hệ thống show ra thông tin trước khi in, click vào nút “IN”
Hệ thống sẽ show ra thông tin như bên dưới è Bấm lệnh “in” để in DS đề nghị này ra, kẹp chung hồ sơ gửi kế toán
D. Nộp tiền về Ngân hàng, FAF theo bảng kê thanh toán hàng ngày:
Xem bảng kê : Quản lý kế toán/ Bảng kê TT/ nhập account thanh toán vào Người thanh toán/Xem báo cáo :
VD: Xem bảng kê Mynha ngày 15/06/2013 = 77.820.400 bao gồm 3 khoản:
Tiền mặt: 75.620.400 Trừ đặt cọc: 550.000 Đặt cọc: 1.650.000
Thu ngân chỉ việc nộp tiền cho 2 khoản là tiền mặt + Đặt cọc = 77.270.400 cho ngân hàng và ko nộp khoản trừ đặt cọc
Qui định nộp tiền :
ü Các nhân viên CUSx có giao dịch bằng tiền mặt phải thực hiện thu đúng, đủ các khoản thu và nộp hết toàn bộ tiền mặt thu đến thời điểm nộp cho ngân hàng thu tại chỗ, nộp phiếu nộp tiền có xác nhận của ngân hàng cho kế toán hoặc Trưởng/Phó phòng CUSx kiểm tra.
ü Các khoản thu tính sau thời điểm đã nộp ngân hàng đến cuối ngày, tiền thu ngày thứ 7, ngày lễ chưa nộp ngân hàng phải nộp thủ quỹ, Các khoản thu được thể hiện trên phiếu thu nội bộ, có xác nhận hai bên.
ü Nhân viên thu ngân được lưu giữ không quá 1M, nhằm trả lại tiền lẻ cho KH đến giao dịch.
ü Với bất kỳ sự thay đổi nào dẫn đến việc chậm trễ việc nộp tiền ngân hàng theo qui định cần báo cáo kịp thời lên cán bộ quản lý
Trưởng/phó phòng có nhiệm vụ kiểm tra việc nộp tiền của thu ngân ,so bảng kê tính đến thời điểm nộp ngân hàng sau khi đã trừ đi các khoản tạm ứng hợp lệ ( NOTOK, trả cọc), ngân hàng đến thu trong kì 1 ngày/ 1 lần
E. Theo dõi và care công nợ bill quầy:
ü Sau khi đổ bill quầy (đã nêu ở mục A ), Thu ngân thực hiện SMS
Cách gửi SMS như sau:
Vào Gửi tin nhắn/ Gửi bằng Excel/ chọn template/ download template
Sau khi download mẫu template, điền theo form mẫu:
Sau đó chọn lại đúng mẫu đã download, chọn Brown và import danh sách rồi click Send
Đây là mẫu tin nhắn đã được gửi thành công:
Lưu ý: Muốn gửi được tin nhắn thì thu ngân phải được cấp quota, nếu ko có thì phải liên hệ Trưởng CUS xin cấp
ü Chủ động liên hệ với khách hàng để thu hồi công nợ qua điện thoại nhắc cước hoặc qua thông báo cước qua mail …
ü Kiểm tra tỷ lệ :
QUY dinh lien hop dong
I. MỤC ĐÍCH VÀ PHẠM VI ÁP DỤNG
1. Mục đích: Quy định về việc lên hợp đồng KH.
2. Phạm vi áp dụng: Công ty Cổ phần Viễn thông FPT (FPT Telecom) và Công ty TNHH Viễn thông quốc tế FTI
II.CHỮ VIẾT TẮT
|
Từ viết tắt |
Diễn giải |
Từ viết tắt |
Diễn giải |
|
CMND |
Chứng minh nhân dân |
NVKD |
Nhân viên kinh doanh |
|
CBQL |
Cán bộ quản lý |
KH |
Khách hàng |
|
CUS |
Nhân viên TTQLC |
TTQLC |
Trung tâm quản lý cước |
|
FTTx |
Gói dịch vụ cáp quang |
FTQ |
Ban Chất lượng |
|
xDSL |
Gói dịch vụ cáp đồng |
IT |
Nhân viên kỹ thuật |
|
CTKM |
Chương trình khuyến mại |
HĐ |
Hợp đồng |
III. QUY ĐỊNH LÊN HỢP ĐỒNG
- 1. Hợp đồng xDSL:
1.1. Quy định về hồ sơ KH khi lên hợp đồng
1.1.1. Bộ hồ sơ KH đầy đủ để lên được hợp đồng cần có: Hồ sơ hợp đồng & giấy tờ tuỳ thân hợp lệ, cụ thể:
- Hồ sơ hợp đồng:
ü Hợp đồng, phụ lục hợp đồng có đầy đủ thông tin và chữ ký của KH đối với KH cá nhân, dấu mộc của công ty và chữ ký của đại diện KH đối với KH công ty.
ü Phiếu đăng ký sử dụng dịch vụ
ü Phiếu thu hợp lệ. Đối với KH công ty: phiếu thu có thể do người nộp tiền ký: Nhân viên IT, kế toán,…
ü Phiếu thu đặt cọc hợp lệ đối với trường hợp KH đặt cọc theo Quy định đặt cọc đầu vào tại thời điểm tương ứng.
- Giấy tờ tuỳ thân hợp lệ:
ü Đối với KH cá nhân:
– Là người Việt Nam: bản photo CMND hoặc bản photo hộ chiếu. Trường hợp KH sử dụng hộ chiếu thì trên bản photo hộ chiếu phải có xác nhận của nhân viên CUS về việc đối chiếu với bản gốc.
– Là người nước ngoài: bản photo hộ chiếu.
– Trường hợp nhà không số: tại khu vực Hồ Chí Minh, KH phải bổ sung một trong các giấy tờ chứng minh chính chủ: Hợp đồng mua đất (bản photo); hợp đồng mua nhà (bản photo); hóa đơn tiền điện; nước trong 3 tháng gần nhất (bản photo); sổ hộ khẩu/sổ tạm trú có thời hạn (bản photo). Trường hợp không chứng minh được chính chủ sẽ áp dụng chính sách đặt cọc theo Quy định đặt cọc đầu vào của TTQLC.
ü Đối với KH công ty: bản photo giấy phép kinh doanh có dấu mộc treo của công ty. Trường hợp địa chỉ lắp đặt khác với địa chỉ đăng ký kinh doanh thì phải có hợp đồng thuê nhà có đóng dấu treo của công ty.
ü Các giấy tờ khác theo quy định của CTKM tại thời điểm KH đăng ký.
1.2. Quy định về thủ tục duyệt hợp đồng
1.2.1. Thủ tục duyệt hợp đồng trùng CMND/MST:
- Hợp đồng cũ còn dưới 50% thời hạn cam kết sử dụng dịch vụ, phải ký cam kết sử dụng song song hai hợp đồng trong 12 tháng.
- Đối với hợp đồng cũ đang nợ cước: KH phải đóng cước hợp đồng cũ còn nợ.
- Các trường hợp còn lại duyệt trùng và lên hợp đồng.
1.2.2. Thủ tục duyệt hợp đồng đối với trường hợp trùng địa chỉ có hợp đồng vừa thanh lý:
- Hợp đồng cũ và mới do cùng một KH đứng tên:
ü Hợp đồng cũ đã chấm dứt hợp đồng dưới 3 tháng: chỉ giải quyết khôi phục lại dịch vụ (KH được hưởng CTKM như ký HĐ mới).
ü Hợp đồng cũ đã chấm dứt hợp đồng từ 3 tháng trở lên: duyệt cho lên hợp đồng mới.
- Nếu hợp đồng cũ và mới do 2 KH khác nhau đứng tên: KH mới chứng minh chủ thể độc lập với KH cũ, duyệt cho lên hợp đồng.
- 2. Hợp đồng FTTx:
2.1. Điều kiện lên hợp đồng
2.1.1. Bộ hồ sơ KH đầy đủ để lên được hợp đồng cần có: Hồ sơ hợp đồng & giấy tờ tuỳ thân hợp lệ, cụ thể:
- Hồ sơ hợp đồng:
ü Hợp đồng, phụ lục hợp đồng có đầy đủ thông tin và chữ ký của KH đối với KH cá nhân, dấu mộc của công ty và chữ ký của đại diện KH đối với KH công ty.
ü Phiếu đăng ký sử dụng dịch vụ.
ü Phiếu thu hợp lệ: Đối với KH công ty: phiếu thu có thể do người nộp tiền ký: Nhân viên IT, kế toán,…
ü Phiếu thu đặt cọc hợp lệ đối với trường hợp KH đặt cọc theo Quy định đặt cọc đầu vào tại thời điểm tương ứng.
- Giấy tờ tuỳ thân hợp lệ:
ü Đối với KH cá nhân:
– Là người Việt Nam: bản photo CMND hoặc bản photo hộ chiếu. Trường hợp KH sử dụng hộ chiếu thì trên bản photo hộ chiếu phải có xác nhận của nhân viên CUS về việc đối chiếu với bản gốc.
– Là người nước ngoài: bản photo hộ chiếu.
– Các giấy tờ bổ sung nếu CMND không trùng địa chỉ lắp đặt: bao gồm một trong các giấy tờ sau: Hợp đồng mua đất (bản photo); hợp đồng mua nhà (bản photo); hợp đồng thuê nhà (bản photo); hóa đơn tiền điện hoặc nước trong 3 tháng gần nhất (bản photo); sổ hộ khẩu/sổ tạm trú có thời hạn (bản photo Trường hợp KH không bổ sung được một trong các giấy tờ trên sẽ áp dụng chính sách đặt cọc theo Quy định đặt cọc đầu vào của TTQLC.
ü Đối với KH công ty: Bản photo giấy phép kinh doanh có dấu mộc treo của công ty.
– Trường hợp Doanh nghiệp nhà nước, Ngân hàng, Công ty/VPĐD nước ngoài được miễn giấy phép kinh doanh.
– Trường hợp Công ty Cổ phần, Công ty TNHH đăng ký line thứ 3 trở lên phải có xác nhận đồng ý (thông qua email) từ GĐ Bán hàng FTTx.
2.2. Quy định về thủ tục duyệt hợp đồng
2.2.1. Thủ tục duyệt hợp đồng trùng CMND/MST:
- Hợp đồng cũ còn hạn cam kết dưới 50% thời hạn cam kết hoặc còn tiền trả trước dưới 3 tháng, KH phải ký cam kết sử dụng song song hai hợp đồng trong 12 tháng.
- Đối với hợp đồng cũ đang nợ cước: KH phải đóng cước hợp đồng cũ còn nợ.
- Các trường hợp còn lại duyệt cho lên hợp đồng
2.2.2. Thủ tục duyệt hợp đồng chuyển từ xDSL sang FTTx:
- Hợp đồng FTTx phải có giá trị cước hàng tháng cao hơn hợp đồng xDSL.
- Hợp đồng xDSL chưa hết hạn cam kết: thu hồi lại thiết bị.
- Hợp đồng xDSL còn cước trả trước (chỉ tính tiền thực tế, không tính tiền khuyến mại) thì sẽ được cập nhật chuyển sang hợp đồng FTTx.
2.2.3. Thủ tục duyệt hợp đồng đối với trường hợp trùng địa chỉ có hợp đồng vừa thanh lý:
- Hợp đồng cũ và mới do cùng một KH đứng tên:
ü Hợp đồng cũ đã chấm dứt hợp đồng dưới 3 tháng: chỉ giải quyết khôi phục lại dịch vụ (KH được hưởng CTKM như ký HĐ mới).
ü Hợp đồng cũ đã chấm dứt hợp đồng từ 3 tháng trở lên: duyệt cho lên hợp đồng mới.
- Nếu hợp đồng cũ và mới do 2 KH khác nhau đứng tên: KH mới chứng minh chủ thể độc lập với KH cũ, duyệt cho lên hợp đồng.
- 3. Quy định giám sát sau khi lên hợp đồng
3.1. Đối với trường hợp phát hiện gian lận khi cung cấp hồ sơ giấy tờ để lên hợp đồng, NVKD sẽ bị chế tài theo quy định Chế tài hiện hành.
3.2. Đối với trường hợp TTQLC phát hiện trường hợp gian lận trong cung cấp hồ sơ giấy tờ để lên hợp đồng chuyển CBQL của NVKD và FTQ xử lý ngay trong vòng 24h kể từ khi phát hiện vụ việc (tránh trường hợp NVKD nghỉ việc), chậm nhất sau 5 ngày thì IBB và FTQ đưa ra kết luận và xử lý.
- 4. Quy định chuẩn hóa nhập địa chỉ tạo thuê bao trên Inside
4.1. Quy định chung
- Nhập chữ hoa, không ký tự lạ (ví dụ: @; #; $; %; ~; .v.v..)
- Không ghi“số không” đứng trước các con số. Cụ thể: Ghi 1, 2, 3…
- Dùng dấu gạch ngang cho nhà có hai số nhà trở lên (-)
- Ghi rõ ngõ, ngách, hẻm cho khu vực phía Bắc
- Dùng dấu suyệt trước (/) cho nhà trong hẻm dùng cho khu vực Hồ Chí Minh
- Số phòng là số được gắn trên nhà (phòng) của chủ thuê bao (dành cho loại nhà chung cư, cư xá, villa, nhà trọ/nhà thuê, thương xá, chợ…)
- Không ghi từ “Số” trước số nhà và không sử dụng dấu “Phẩy” sau số nhà. VD địa chỉ: Số 39B, TT Lam Nghiep, Xa Dan, P.Nam Dong, Q.Dong Da, Ha Noi sẽ được ghi là: 39B TT Lam Nghiep, Xa Dan, P.Nam Dong, Q.Dong Da, Ha Noi.
- Nếu đường thay đổi là trật tự số nhà thì cần phải ghi nhận cả số mới và số cũ, Khu phố. VD: 41/23 (so cu 23/31A) Le Loi, P.4, Go Vap, HCM, 59/17/2A Duong So 8 (KP2), P.Truong Tho, TD, HCM
- “Kế bên phải, kế bên trái, đối diện”: So với hướng nhà quay ra đường (Dành cho loại nhà không địa chỉ).
- Một địa chỉ phải có đầy đủ tên đường phường quận và số địa chỉ.
- Một đường, chung cư, cư xá, thương xá, tòa nhà chợ,… chỉ được đặt một tên duy nhất.
- Một địa chỉ đã có tên đường không được để thêm khu phố
- Trong trường hợp tên đường không có, lấy khu phố làm tên đường và cách tạo mới tên khu phố tương tự như tạo mới tên đường
- Riêng các tên đường chỉ có số thì viết chữ “đường” và “số x”, ví dụ: “đường số x”
- Đối với tên đường có số và chữ thì khi tạo tên đường phải viết cả số lẫn chữ (ví dụ: 73 Tạ Quang Bửu) riêng tên đường từ 4 kí tự trở xuống thì viết thêm chữ “đường” (ví dụ: đường D2, đường 1A, đường HT22,… ) và lớn hơn 5 kí tự không viết thêm chữ “đường” (ví dụ: 643 Ta Quang Buu).
- Đối với nhà phố (chung cư mini): Tầng/Phòng/Số nhà/Ngách/Ngõ/Đường/Phố hoặc Phường/Tỉnh hoặc Thành phố. Ví dụ: Tầng 3 P301 68 ngách 89, ngõ 332, Trường Chinh, P.Khương Thượng, Q.Đống Đa, Hà Nội.
- Đối với chung cư/Tập thể: Phòng/Tầng/Chung cư or Tập thể/Số nhà/Ngách/Ngõ/Đường/Phố hoặc Phường/Tỉnh hoặc Thành phố. Ví dụ: Phòng 307 tầng 3 CC 3B or TT 103 68 ngách 89, ngõ 332, Trường Chinh, P.Khương Thượng, Q.Đống Đa, Hà Nội.
- Đối với khu vực không có số nhà thì phải quy định rõ ghi tên Khu vực trước sau đó ( ) để có thể nhận biết bằng các dấu hiệu đó. VD: KH ở Xóm Chùa, nhà màu xanh, chủ HĐ tên A… sẽ được ghi “Xóm Chùa (nhà màu xanh, chú A . )”.
- Trường hợp bán lệch vùng, Chi nhánh bán sẽ duyệt trùng địa chỉ và chịu trách nhiệm đối với các sự việc xảy ra sau này.
4.2. Quy định viết tắt cho loại nhà “chung cư, cư xá, thương xá, tòa nhà chợ …’’ như sau:
|
STT |
Tên |
Viết tắt |
|
1 |
Chưng cư |
CC |
|
2 |
Cư xá |
C.XA |
|
3 |
Thương xá |
TH.XA |
|
4 |
Tòa nhà |
TN |
|
5 |
Chợ |
CHO |
|
6 |
Tập thể |
TT |
|
7 |
Khu phố (dành cho khu vực tại Phú Mỹ Hưng) |
K.PHO |
|
8 |
Biệt thự/Villa |
B.THU/ VILLA |
|
9 |
Khu dân cư |
KDC |
|
10 |
Khu công nghiệp |
KCN |
|
11 |
Khu chế xuất |
KCX |
|
12 |
Khu đô thị |
KDT |
|
13 |
Khu phố |
K.PHO |
|
Đơn vị chủ trì soạn thảo |
FTQ |
Đại diện: Bà Bùi Hồng Yến-Trưởng Ban |
Chữ ký: |
Người lập |
Chữ ký: |
|
Đơn vị xem xét |
FTI, CUS, CS, IBB, FTQ |
||||
|
Người Phê duyệt |
Bà Vũ Thị Mai Hương – Phó Tổng Giám Đốc FTEL |
Chữ ký: |
|||
KỊCH BẢN CARE CƯỚC
KH: Alo
FPT: Chàoanh/chị, emtênHươnggọiđếntừphòng DVKH củacôngtyviễnthông FPT. Nếuanh/chịkhôngbậnemxinphépđượcthôngbáođếnanh/chịcướcphí internet củathángvừarồi ạ.
KH: Ừ, emnóiđi
FPT: Dạ, cướcinternet tháng X vừarồilà 242.000, đãbaogồmluônthuế VAT. Anh/chịvuilòngđếncôngtythanhtoántrướcngày 15 giúpemnhé.Saungàynàyhệthốngsẽtựđộngkhóatínhiệucủaanh/chị ạ
KH: Anh/chịbiếtrồi. Cámơnem.
TH2:
KH: Alo
FPT: Chàoanh/chị, emtênHươnggọiđếntừphòng DVKH củacôngtyviễnthông FPT. Nếuanh/chịkhôngbậnemxinphépđượcthôngbáođếnanh/chịcướcphí internet củathángvừarồi ạ.
KH: Ừ, emnóiđi
FPT: Dạ, cướcinternet tháng X vừarồilà 242.000, đãbaogồmluônthuế VAT. Anh/chịvuilòngđếncôngtythanhtoántrướcngày 15 giúpemnhé.Saungàynàyhệthốngsẽtựđộngkhóatínhiệucủaanh/chị ạ
KH: Anh/chịkhôngcóthờigianlêncôngtythanhtoánđâuemơi. Anh/chịđilàmsuốt, emchongườixuốngthugiúpanh/chịđi.
FPT: Dạ, nếuanh/chịkhônglêncôngtyđượcanh/chịcóthểthanhtoán qua cáchìnhthứcsau: Internet banking, SMS banking, ATM, chuyểnkhoản… Ngoàiraanh/chịcóthểđến FPT Shop (đọcđiachỉcho KH) đểthanhtoán, thờigianmởcửatừ 8h đến 22h hàngngày, kểcả CN vàngàylễ ạ.
KH: OK. Anh/chịcámơnnhé.
TH3:
KH: Alo
FPT: Chàoanh/chị, emtênHươnggọiđếntừphòng DVKH củacôngtyviễnthông FPT. Nếuanh/chịkhôngbậnemxinphépđượcthôngbáođếnanh/chịcướcphí internet củathángvừarồi ạ.
KH: Ừ, emnóiđi
FPT: Dạ, cướcinternet tháng X vừarồilà 242.000, đãbaogồmluônthuế VAT. Anh/chịvuilòngđếncôngtythanhtoántrướcngày 15 giúpemnhé.Saungàynàyhệthốngsẽtựđộngkhóatínhiệucủaanh/chị ạ
KH: Anh/chịkhôngcóthờigianlêncôngtythanhtoánđâuemơi. Anh/chịđilàmsuốt, emchongườixuốngthugiúpanh/chịđi.
FPT: Dạ, nếuanh/chịkhônglêncôngtyđượcanh/chịcóthểthanhtoán qua cáchìnhthứcsau: Internet banking, SMS banking, ATM, chuyểnkhoản… Ngoàiraanh/chịcóthểđến FPT Shop (đọcđiachỉcho KH) đểthanhtoán, thờigianmởcửatừ 8h đến 22h hàngngày, kểcả CN vàngàylễ ạ.
KH: Anh/chịyêucầuphảicóngườixuốngthutậnnhàchoanh/chị.
FPT: Dạ, emsẽghinhậntrườnghợpcủanhàanh/chịvàchuyểnthông tin đếnnvthucướctạinhà ạ. Nhờanh/chịchoembiếtthờigiannàoanh/chịthườngxuyên ở nhàhoặcbênemcóthểliênhệvớingườinhàtêngì ạ?
KH: ABCD…
FPT: Dạ, emđãghinhậnthông tin. Xincámơnanh/chịnhiềuvàemxinchào ạ.
I. [i]MỤC ĐÍCH VÀ PHẠM VI ÁP DỤNG
– Mục đích: Hướng dẫn nhân viên sử dụng các tool trên inside liên quan đến quy trình triển khai dịch vụ viễn thông.
– Phạm vi áp dụng: Công ty Cổ phần Viễn thông FPT.
II. ĐỊNH NGHĨA
|
STT |
Từ |
Viết tắt |
STT |
Từ |
Viết tắt |
|
1 |
Hợp đồng |
HD |
4 |
Biên bản |
BB |
|
2 |
Khách hàng |
KH |
5 |
Nhân viên kinh doanh |
Sales |
|
3 |
Chứng minh nhân dân |
CMND |
6 |
Kỹ thuật viên |
KTV |
III. MỤC LỤC
|
STT |
NỘI DUNG |
NHÂN VIÊN THỰC HIỆN |
BƯỚC TƯƠNG ỨNG TRONG QT |
|
1 |
Tạo phiếu đăng ký |
|
Bước 3 |
|
2 |
Tạo dãy phiếu thu và In phiếu thu cho các thông tin đã tạo phiếu đăng ký |
|
Bước 4 |
|
2.1 |
Tạo dãy phiếu thu |
Cus – QL phiếu thu |
|
|
2.2 |
In phiếu thu |
Cus – Xuất PT hòa mạng |
|
|
2.3 |
Hủy phiếu thu trong trường hợp không thu được tiền, in sai phiếu thu, mất phiếu thu |
Cus – Xuất PT hòa mạng |
|
|
2.4 |
Phục hồi phiếu thu hủy |
Cus – HO |
|
|
3 |
Quản lý mẫu hợp đồng, giao mẫu hợp đồng cho nhân viên sale |
|
Bước 5 |
|
3.1 |
Tạo mới mẫu hợp đồng |
FAD |
|
|
3.2 |
Hủy số SBI khi tạo sai |
FAD |
|
|
3.3 |
Giao mẫu hợp đồng cho nhân viên sale |
CN tỉnh: Nhân viên Cus HNI, SG: Sale- admin |
|
|
3.4 |
Cập nhật lại số SBI |
CN tỉnh: Nhân viên Cus HNI, SG: Sale- admin |
|
|
3.5 |
Hủy mẫu hợp đồng, Mất mẫu hợp đồng |
CN tỉnh: Nhân viên Cus HNI, SG: Sale- admin |
|
|
3.6 |
Giao lại mẫu hợp đồng cho nhân viên sale |
CN tỉnh: Nhân viên Cus HNI, SG: Sale- admin |
|
|
4 |
Tạo hợp đồng và nhập thông tin khảo sát |
|
Bước 8, 9 |
|
4.1 |
Tạo hợp đồng và up bản vẽ khảo sát cùng một thời điểm |
Cus – Tạo hợp đồng |
|
|
4.2 |
Tạo hợp đồng và up bản vẽ khảo sát khác thời điểm |
|
|
|
|
Tạo hợp đồng |
Cus – Tạo hợp đồng |
|
|
|
Up bản vẽ khảo sát |
Miền Bắc: đối tác Miền Nam, Miền Trung: Cus |
|
|
4.3 |
Tình trạng hợp đồng sau khi được tạo |
|
|
|
5 |
Nhập cọc tiền đối với trường hợp đã thu tiền |
Cus – Nhập cọc |
Bước 9 |
|
6 |
Triển khai dịch vụ |
|
Bước 12 |
|
6.1 |
Tạo phiếu thi công tự động |
Hệ thống/Điều hành |
|
|
6.2 |
Phân công tổ thi công |
Hệ thống/Điều hành |
|
|
6.3 |
Kiểm tra hợp đồng tận dụng cáp |
Điều hành |
|
|
6.4 |
Nhập thông tin trên trang member khi triển khai hoàn tất |
Công nhân triển khai |
|
|
7 |
Danh sách hợp đồng sai thông tin |
Cus, FTQ |
|
IV. HƯỚNG DẪN CHI TIẾT
1. Tạo phiếu đăng ký : Bước 3: : có 2 dạng lên inside là Chờ CK – Chưa Xuất Hóa Đơn ; Chờ CK – Đã Xuất Hóa Đơn.
Ta vào Quản Lý Hợp Đồng / Phiếu Đăng ký / bấm vào nút Tạo Mới
Điền đầy đủ thông tin vào phiếu đăng ký
Ghi rõ khoản tiền sẽ thu khách hàng vào phiếu đăng ký
Trong đó:
– KH của đối tác: Gồm các lựa chọn: (SST, BTS, FU….) là các đối tác hệ thống tạo để quản lý các khách hàng thuộc dự án.
– Pháp nhân: gồm các lựa chọn:
+ FPT: Hợp đồng do công ty FPT Telecome ký kết với khách hàng
+ Đối tác: Hợp đồng do đối tác của Công ty FPT Telecome ký kết với khách hàng
– Loại kết nối: Gồm các lựa chọn (Bình thường, EOC, IPOE, quang mới….) là phương án kỹ thuật Công ty sẽ sử dụng để triển khai cho khách hàng.
+ Chờ CK – Chưa Xuất Hóa Đơn : mình lên giống như là book chỗ cho KH vậy à ko có lên HD ( ko có số HD ) vì thông tin trên phiếu đăng ký chưa đủ điều kiện lên hợp đồng.
Nếu hệ thống báo “Dia chi thuoc khu vuc den” thao khảo thêm hướng dẫn 3.1b-HD/IN/HDCV/FTEL
Khi cập nhật hệ thống sẽ tự động cấp cho phiếu đăng ký một mã phiếu đăng ký
+ Nếu đã tạo phiếu đăng ký và chưa lên hợp đồng khách hàng không đồng ý sử dụng dịch vụ thì:
2. Tạo dãy phiếu thu và In phiếu thu cho các thông tin đã tạo phiếu đăng ký (bước 4)
2.1 Tạo dãy phiếu thu:
Quan ly ke toan/Phieu thu/Qly so phieu thu
Account nào in phiếu thu thì Account đó sẽ vào tool này để nhập dãy phiếu thu:
Nhập số bắt đầu và số kết thúc
Lưu ý: Nếu dãy phiếu thu là RA thì mã phiếu thu hòa mạng là KQ, nếu dãy phiếu thu là RB thì mã phiếu thu hòa mạng là KB……..
2.2 In phiếu thu
Sau khi tạo phiếu đăng ký tiến hành in phiếu thu để thu tiền khách hàng
Quan ly phieu thu/Tim phieu thu nhập số phiếu đăng ký cần in phiếu thu
Nhấn vào in phiếu thu hệ thống show ra thông tin sau:
Chọn loại dịch vụ cần thu tiền vào tick vào nút “Phat hanh”
Mỗi phiếu đăng ký có quyền phát hành 2 phiếu thu:
+ Một phiếu thu bình thường (Hòa mạng, trả trước…)
+ Một phiếu thu “Dat coc thue bao”
2.3. Hủy phiếu thu trong trường hợp không thu được tiền, in sai phiếu thu, mất phiếu thu:
Quan ly phieu thu/Tim phieu thu
Click vào “Tim phieu thu” hệ thống show ra màn hình sau:
Bấm vào dấu “x” hệ thống sẽ show ra thông tin sau:
Chọn lý do hủy và ghi chú chi tiết thông tin.
2.4. Phục hồi phiếu thu hủy: Phiếu thu cập nhật nhầm hủy gửi thông tin về Cus_HO để phục hồi phiếu thu.
Tìm thông tin tương tự như hủy phiếu thu, tick vào nút phục hồi
Lưu ý: Đối với trường hợp không thu được tiền, in sai phiếu thu thì phải thu hồi bản cứng mới hủy phiếu thu.
3. Quản lý mẫu hợp đồng, giao mẫu hợp đồng cho nhân viên sale (Bước 5)
3.1. Tạo mới mẫu hợp đồng:
Khi mẫu hợp đồng được nhận từ nhà in FAD sẽ nhập lên hệ thống
Quan ly hop dong/Quan ly mau hop dong/Hop dong/Tao moi
Chọn vùng miền, loại mẫu hợp đồng, chi nhánh nhận mẫu.
Nhập số SBI bắt dầu và số SBI kết thúc
è Sau đó nhấn tạo mới
Lưu ý: Mỗi lần tạo mới chỉ tối đa 200 số SBI
3.2. Hủy số SBI khi tạo sai
Quản lý mẫu hợp đồng/Hợp đồng à nhập số SBI đã tạo sai
Xem theo toàn bộ à sau đó nhấn Tim SBT hệ thống sẽ show ra màn hình sau:
Nhấn vào Xóa SBI à Khi xóa SBI hệ thống sẽ xóa toàn bộ dãy SBI đã tạo mới nhưng chưa giaoà nhân viên tạo mới dãy SBI đó mới được xóa.
3.3. Giao mẫu hợp đồng cho nhân viên sale
Nhân viên quản lý mẫu hợp đồng khi nhận được số phiếu đăng ký, phiếu thu (Nếu có) sẽ giao mẫu hợp đồng cho nhân viên Sale.
Quan ly hop dong/Quan ly mau hop dong/Hop dong/Giao cho sale
Bước 1: Chọn mẫu hợp đồng giao, chi nhánh và nhân viên sale
Bước 2: Nhập số SBI sẽ giao cho nhân viên sale
Bước 3: Nhập số phiếu đăng ký à hệ thống tự động load phiếu thu theo phiếu đăng ký
Bước 4: Bấm “Giao cho Sale”
3.4. Cập nhật lại số SBI
Nếu nội dung thứ 4.3 tạo xong, nhưng số SBI sai, hoặc số phiếu thu sai thì có thể sử dụng mục này để sửa lại
Hệ thống chỉ cho sửa lại khi số SBI đó chưa sử dụng
Quản lý hợp đồng/Quản lý mẫu hợp đồng/Hop dong/Cap nhat SBI.
3.5. Hủy mẫu hợp đồng, Mất mẫu hợp đồng
– Mẫu hợp đồng hủy khi:
+ Khách hàng không đồng ý ký hợp đồng nhưng hợp đồng chưa tạo trên hệ thống.
+ Mẫu hợp đồng sai thông tin.
– Mẫu hợp đồng cập nhật mất phải ghi rõ nguyên nhân mất.
Nhân viên quản lý mẫu hợp đồng vào Quản lý mẫu hợp đồng/hợp đồng (Hủy mẫu, Mất mẫu) để nhập thông tin.
è Mẫu hợp đồng chỉ được cập nhật mất, hủy khi chưa lên hợp đồng cho số SBI đó.
3.6. Giao lại mẫu hợp đồng cho nhân viên sale
Khi mẫu hợp đồng giao cho nhân viên sale bị sai hoặc muốn giao lại thì nhân viên vào phần Quản lý mẫu hợp đồng/Hợp đồng
Nhập số SBI cần chỉnh sửa, chọn xem theo “Da giao cho sale” nhấn Tìm SBI.
Nhấn xóa SBI hệ thống sẽ trả về chưa giao để giao lại cho nhân viên sales.
è Chỉ được xóa SBI khi chưa tạo hợp đồng cho số SBI đó.
4. Tạo hợp đồng và nhập thông tin khảo sát (Bước 8, 9)
4.1 Tạo hợp đồng và up bản vẽ khảo sát cùng một thời điểm
Phiếu đăng ký đã đủ điều kiện lên hợp đồng nhân viên tạo hợp đồng chọn tình trạng “Cho CK – Da xuat hoa don”
+ Chờ CK – Đã xuất hóa đơn: làm giống các bước Chờ CK – chưa xuất hóa đơn nhưng chỉ khác 01 chỗ là sau khi chọn Chờ CK – Đã xuất hóa đơn rồi Cập Nhật à hệ thống show ra bảng Tình trạng phiếu đăng ký à Chờ CK- đã xuất hóa đơn à bấm Cập nhật sau đó nhấn “OK”
– Hệ thống sẽ show ra trang tạo HD thì mình cũng nhập thông tin bình thường
– Số hợp đồng: Nhân viên tự nhập vào theo dãy số hợp đồng được Cus_HO cấp.
– Số hợp đồng tạm và thông số đấu nhảy nếu phiếu đăng ký của hợp đồng đã được book port thì thông tin này tự động load từ port.net qua.
– Số SBI nhân viên nhập vào theo số trên bảng cứng hợp đồng à hệ thống kiểm tra nếu đúng đã được gắn với phiếu đăng ký khi giao mẫu hợp đồng thì sẽ cho tạo hợp đồng.
– Nếu hợp đồng bị trùng địa chỉ, CMND thì Cus chọn nguyên nhân trùng:
Đối với các nguyên nhân:
+ Khoảng trắng
+ KH mới là chủ thể độc lập
+ Khách hàng cũ đã chấm dứt HĐ trên 1 tháng
è Trưởng Cus phải vào tool Quản lý hợp đồng/Qly trung dia chi à kiểm tra và duyệt lại các hợp đồng này
Các nguyên nhân còn lại hệ thống sẽ ghi nhận duyệt OK
– Nhập thông tin cáp outdoor, indoor và up bản vẽ khảo sát
4.2 Tạo hợp đồng và up bản vẽ khảo sát khác thời điểm
* Tạo hợp đồng: Thực hiện tương tự như mục 5.1 nhưng không có nội dung nhập số mét cáp và up bản vẽ khảo sát.
* Up bản vẽ khảo sát: Khi tạo xong phiếu đăng ký, chưa cần tạo hợp đồng có thể up bản vẽ khảo sát
Ho tro ky thuat/DSL: khao sat/DS chuyen phieu/DS PDK chua co BVKS
+ Điều kiện PDK chuyển vào DS này: Lấy danh sách phiếu đăng ký chưa có bản vẽ khảo sát và hợp đồng chưa có bản vẽ khảo sát. Khi tạo phiếu đăng ký chưa up bản vẽ khảo sát nhưng khi tạo hợp đồng đã up thì không đưa vào DS này.
Xem báo cáo hệ thống show ra màn hình sau;
Bấm vào mã phiếu đăng ký
Nhập thông tin khảo sát và up bản vẽ khảo sát sau đó bấm “Cập nhật”
+ Phiếu khảo sát up trước thời điểm tạo hợp đồng à thì tạo hợp đồng sẽ tự động link qua:
4.3 Tình trạng hợp đồng sau khi được tạo:
* Hợp đồng sau khi được tạo có tình trạng “Ngung vi ly do thanh toan”
* Hợp đồng ở tình trạng “Ngưng vi ly do thanh toan” sẽ không cho chuyển thi công:
– Phiếu khảo sát không cho chuyển sang “Da khao sat cho thi cong”
5. Nhập cọc tiền đối với trường hợp đã thu tiền (Bước 9)
Quản lý kế toán/Tiền đặt cọc/Tra cứu
Bấm vào “Them” hệ thống sẽ show ra màn hình sau:
Nếu hợp đồng còn phiếu thu chưa nhập cọc hệ thống sẽ hiện thông tin “Chi tiet so phieu thu” click vào dòng này sẽ show ra danh sách phiếu thu chưa thanh toán
Tick vào phiếu thu cần nhập cọc, hệ thống sẽ tự load số tiền theo phiếu thu và không cho nhập lại số tiền à nhân viên nhập cọc chỉ cần kiểm tra và bấm “Cập nhật”
Nếu trong phiếu thu có khoản ký quỹ hệ thống tự động thêm một dòng và ghi thông tin “Tien ky quy di kem phieu thu”
Nếu số phiếu thu chọn không đúng thì nhấn và “Xoa so phieu thu” để chọn lại.
6. Triển khai dịch vụ (Bước 12)
6.1 Tạo phiếu thi
* Tạo phiếu thi công tự động: Hệ thống kiểm tra hợp đồng đủ các điều kiện bên dưới sẽ tự động tạo phiếu thi công
– Phiếu khảo sát có kết quả “Da khao sat, cho thi cong”. Phiếu khảo sát chuyển sang kết quả này khi đủ các điều kiện sau:
+ Hợp đồng đã nhập cọc hoặc được Cus_Ho tick cho phép thi công ở PDK
+ Hợp đồng được up bản vẽ khảo sát
+ Hợp đồng không trùng địa chỉ, CMND/MST hoặc trùng đã được duyệt OK
+ Hợp đồng có mét cáp nằm trong quy định (Thao khảo quy định cáp lastmile).
– Hợp đồng được book port à nếu hợp đồng không được book port hệ thống không tự động tạo phiếu thi công.
* Điều hành tạo phiếu thi công: Đối với các hợp đồng không đủ điều kiện tạo phiếu thi công tự động hoặc do hệ thống lỗi, điều hành theo dõi tự tạo phiếu thi công.
Vào DSL: Triển khai (FTTH: triển khai ) à tồn triển khai à xem danh sách hợp đồng có kết quả khảo sát “Da khao sat, cho thi cong”, bấm vào đường link ngày hợp đồng để tạo phiếu thi công
6.2 Phân công tổ thi công
* Phân địa bàn cho tổ thi công
Khai báo thông tin Vùng miền, Tên Đối tác, Số Tổ, Lĩnh vực (Loại CV), Dịch vụ, một tổ có thể phân đồng thời cả dịch vụ ADSL, FTTH, cả triển khai và bảo trì
Quản lý theo POP/Tập điểm
ü Các thông tin bắt buộc: Quận, POP (1 Tổ có thể chọn nhiều POP)
ü Thông tin quản lý thêm: Tập điểm (1 Tổ có thể chọn nhiều Tập điểm)
* Phân công tổ thi công à khi phiếu thi công được tạo (Tạo tự động hoặc tạo tay).
à khi phiếu thi công được tạo (Tạo tự động hoặc tạo tay).
– Nếu thông số thi công có tập điểm thuộc địa bàn của Tổ thi công thì hệ thống sẽ Tự động phân công triển khai đến tổ đó và cập nhật kết quả xử lý trên phiếu thi công thành “Dang xu ly”
– Nếu Tập điểm không thuộc địa bàn của Tổ thi công thì quản lý tự điều hành phân công bằng tay.
6.3. Kiểm thông tin cáp tận dụng và nhập số mét cáp có thể tận dụng?
Điều hành vào phiếu thi công hoặc danh sách thi công, bấm vào đường link tên khách hàng
Nhấn vào đường link “Hop dong tan dung cap” hệ thống sẽ show ra danh sách hợp đồng có tình trạng “Da cham dut hop dong”, “Chủ thuê bao đi vắng”, có cùng tập điểm hoặc cùng tuyến đường trong cùng một quận đối với hợp đồng này.
Nếu hợp đồng này có khả năng tận dung cấp thì điều hành sẽ nhập số mét cáp tận dụng vào dòng “Cap tan dung” trên phiếu thi công.
– Số mét cáp hoàn ứng = Cáp indoor + Outdoor
– Cáp từ tập điểm đến nhà khách hàng = Cáp Outdoor + Cáp tận dụng
Thông tin này sẽ show ra giao diện bên ngoài phiếu thi công
6.4. Nhập thông tin trên trang member khi triển khai hoàn tất
Vào trang http://member.fpt.vn chọn Tài khoản của bạn/Nghiệm thu triển khai
Nhập số hợp đồng hoặc tên truy nhập sau đó gõ mật khẩu và đăng nhập nhập đầy đủ các thông tin bên dưới
Trong đó:
– Họ tên: Họ tên của chủ hợp đồng
– CMND/MST: Số CMND của chủ hợp đồng
– Số điện thoại của chủ hợp đồng
– Số SBI: Số bản ghi của hợp đồng
– Tổng số tiền đã đóng: Tổng số tiền khách hàng đã đóng cho nhân viên sales
– Số bản ghi trên biên bản nghiệm thu
– Nhập địa chỉ lắp đặt của hợp đồng
7. Danh sách hợp đồng sai thông tin:
Khi công nhân nhập thông tin trong mục 6 hệ thống sẽ so sánh với số liệu trên inside à nếu có sai lệch sẽ chuyển vào một danh sách để các bộ phận kiểm tra điều chỉnh cho đúng.
Ho tro ky thuat/Ds che tai/DS HD sai thong tin
Trong đó nội dung sai lệch gồm:
Xem theo tình trạng “Chua xu ly” hệ thống show ra màn hình sau:
Cột các thông tin sai lệch: Các thông tin sai giữa trang member và inside, Cus kiểm tra thông tin khi có kết quả bấm vào biểu tượng ở cột tình trạng hệ thống show ra màn hình sauL
Chọn một trong các kết quả rồi bấm vào biểu tượng đĩa mềm để cập nhật thông tin
Nếu cần gửi FTQ chế tài thì bấm vào đường link số hợp đồng hệ thống show ra màn hình sau:
Nhập nội dung cần FTQ xử lý, nhập nhân viên liên quan và up file bằng chứng (Nếu có) à sau đó nhấn Update à thông tin tự động chuyển đến FTQ.
Để xem danh sách FTQ đã chế tài hoặc không chế tài chọn chế tài là “Có” hoặc “Không”.
|
Đơn vị chủ trì soạn thảo |
FTQ |
Đại diện: Bà Bùi Hồng Yến-Trưởng Ban |
Chữ ký……………. |
Người lập |
Chữ ký……………… |
|
|
Đơn vị xem xét |
IBB, CUS, INF, INFx, TIN/PNC |
|||||
|
Người Phê duyệt |
Bà Vũ Thị Mai Hương – Phó Tổng Giám Đốc FTEL |
Chữ ký……………………………………… |
||||
nyla4123 